RGPD et Gestion Documentaire
Facilitez votre mise en conformité RGPD
VOS ENJEUX
La loi Macron sur la généralisation de la dématérialisation des factures dans le public, la loi El Khomri favorisant le bulletin de paye électronique, le règlement européen eIDAS qui vise à promouvoir les services de confiance relatifs à l’identité numérique, la réforme du Code Civil sur la force probante de la copie numérique fidèle, etc. sont autant de lois qui accentuent la manipulation de données sensibles et personnelles.
Cette évolution du cadre légal, qui tend de plus en plus vers une dématérialisation intégrale, nécessite d’assurer, au sein de votre entreprise, un haut niveau de sécurité et de protection, dans la conservation mais aussi le traitement de vos données personnelles et/ou sensibles.
Notre logiciel de gestion de l’information vous aidera : à collecter, traiter, administrer et organiser les données et les informations électroniques de votre entreprise. De plus, vous pouvez exploiter et contrôler vos flux de données tout en conservant la traçabilité et l’historique des actions.
Tant par son périmètre fonctionnel large que par la traçabilité des données, vous répondrez facilement aux exigences de conformité de la nouvelle réglementation, tout en optimisant votre productivité.
XELIANS vous accompagne dans votre mise en conformité RGPD :
Droit d’accès (Article 15)
Identifier les données personnelles pour pouvoir être remises à la personne concernée dans un format lisible.
Vous gérez efficacement les habilitations : Attribuez des niveaux d’autorisations différents (par groupes, rôles et profils) d’accès aux informations d’identification personnelle.
Vous bénéficiez d’univers de travail adéquat : Adaptez l’interface utilisateur de vos employés aux tâches spécifiques qu’ils doivent exécuter dans le cadre de leur mission.
Gérez l’ensemble de votre chaîne de données personnelles : Intégrez un bouton virtuel* de GED dans vos propres logiciels (CRM, ERP, outils, etc.) afin de récupérer immédiatement les documents correspondants à vos critères (à partir du compte auxiliaire, du numéro de facture, etc.), dans votre armoire électronique.
Vous incluez également les e-mails dans votre archivage : Stockez automatiquement les e-mails de toutes les messageries au format IMAP en indexant : le nom de l’expéditeur, le destinataire, la date, l’objet, le type de document, les données personnelles.
Vous êtes informé en temps réel : Configurez les notifications par e-mail pour être prévenu des événements pertinents (ex : l’arrivée d’un nouvel employé accompagné de ses données personnelles : contrat de travail, fiches de paie, visite médicale, etc.).
* Smart Connect
Droit de rectification (Article 16)
Rectifier des données personnelles lorsque la personne concernée le demande
Vous mutualisez vos modifications : Vous modifiez les métadonnées d’un seul document ou de plusieurs documents en une seule fois*.
Gérez facilement les modifications de données personnelles : Contrôlez toutes les modifications apportées aux documents : changements apportés, date, ainsi qu’identité de la personne ayant effectué les modifications, etc.
Vous sécurisez toutes vos modifications : Soyez serein grâce aux fonctions de journalisation qui permettent de déterminer quel utilisateur a consulté et modifié un document, et à quel moment, même après plusieurs années.
Vous pilotez vos demandes de rectifications : Établissez des règles afin que les modifications soient directement affectées aux délégués à la protection des données (DPO) ou aux personnes compétentes.
*Si les informations à modifier se trouvent uniquement dans le champ index, l’entrée d’index peut être éditée pour tous les documents en une seule fois (Menu contextuel > Modifier plusieurs entrées d’index).
Droit à l’oubli (Article 17)
Supprimer des données personnelles lorsque la personne concernée le demande ou à la fin d’une durée de conservation minimale.
Vous gagnez du temps : Accédez à tous les registres relatifs à une personne concernée et procédez à une suppression en masse en cochant les items souhaités.
Vous établissez un calendrier de destruction : Automatisez vos purges en fonction de la date de conservation légale et informez la personne concernée de la suppression de ses données.
Droit à la portabilité (Article 20)
Récupérer les données personnelles fournies, dans un format « structuré, couramment utilisé et lisible par machine » afin que la personne concernée puisse réutiliser ses propres données comme elle le souhaite, au sein des services de son choix.
Vous exportez et transférez vos données* : Générez facilement un fichier sous divers formats : d’origine, en PDF/A, en XML (« métafichier »), en SQL (base de données d’index).
Vous gagnez en efficacité dans vos processus : Utilisez des workflows pour automatiser et synchroniser vos actions (demande RGPD d’un client sur le site web > demande de traitement au DPD> à la confirmation du traitement, réception d’un lien vers formulaire de réponse > envoi et sauvegarde du formulaire de réponse).
* Enrichis avec un index plein texte si nécessaire
Sécurité du traitement des bases de données
Sécuriser les données personnelles au moyen de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.
Sécurisez l’accès aux données sensibles : Mettez en place des mots de passe répondant aux normes ANSSI et cryptez tous les fichiers et objets qui contiennent des informations d’identification personnelle.
Principe de Minimisation des données
Sélectionnez uniquement des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5.1.c)
Vous conservez le temps nécessaire vos données sensibles : Appliquez des règles relatives à la suppression afin d’éviter toute conservation abusive
Vous conservez l’historique : Accédez à toutes les demandes de rectification des données, ainsi que d’une piste de vérification prouvant que seuls les employés habilités ont eu accès aux informations d’identification personnelle.
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Le Digital Tour de Xelians répond à vos questions liées à la mise en place de solutions digitales pour faciliter votre mise en conformité RGPD.
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