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Digitalisation des factures
Anticipez les obligations 2026 et digitalisez vos processus d’achats et ventes
Tout savoir sur l'expertise
Vers une généralisation de la facture électronique
Le passage à la facture électronique a débuté, le 1er janvier 2020, par l’obligation à toutes les entreprises françaises d’envoyer leurs factures à destination de la sphère publique, sous format électronique.
Après un report de la réforme sur la facturation électronique, la DGFIP a annoncé les nouvelles échéances.
En septembre 2026, il s’agira de toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, qui devront être en capacité de recevoir des factures au format électronique.
Pour l’émission des factures électroniques, la date obligatoire est différente selon l’effectif de l’entreprise concernée.
Les Grandes Entreprises et les ETI auront jusqu’à septembre 2026. Pour les PME et TPE le passage obligatoire sera en septembre 2027.
Cette obligation légale va considérablement accélérer la transition digitale du traitement de vos factures, il est indispensable de s’y préparer dès maintenant pour garantir une conduite du changement optimale !
Un levier de performance et de simplification
L’objectif est d’alléger les entreprises d’une charge administrative lourde ainsi que de simplifier leurs obligations déclaratives via un pré-remplissage des déclarations de TVA.
Avec un coût supérieur à 10€, la facture au format papier est coûteuse, à l’instar de la facture électronique. A cette économie financière, les entreprises pourront également réduire leurs délais de paiement via l’accélération des flux dématérialisés.
De plus, les entreprises pourront mieux piloter leur activité via un suivi en temps réel de leur trésorerie. Quant à l’Etat, la détection des fraudes sera plus aisée par une traçabilité de l’ensemble des transactions relatives au territoire français !
L’intermédiation au cœur du processus de facturation
Cette obligation légale peut être une véritable opportunité de digitaliser les échanges du cycle d’achat et/ou du cycle de vente.
En effet, l’échange de factures dématérialisées (appelé e-invoicing) ainsi que l’e-reporting (transmission des transactions B2B International + des transactions B2C en France + des données de paiement) vont considérablement fluidifier et accélérer la facturation fournisseurs et/ou clients.
Fixé par l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 qui a repris les dispositions de l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021, dès le 1er juillet 2024 nous assisterons à la généralisation progressive de l’e-invoicing et l’e-reporting !
1. Les acteurs clés
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : il s’agit d’intermédiaires entre les entreprises et les plateformes PDP. Les opérateurs de dématérialisation désignent tous les opérateurs offrant des services de dématérialisation de factures sous format EDI ou via des APIs.
Le Portail Public de Facturation (PPF) : il s’agit d’un tiers de confiance public qui met à disposition gratuitement des services transactionnels gratuits et concentre les factures ainsi que les données de facturation pour l’Administration fiscale. De plus, c’est le PFF qui administre l’annuaire central mentionné au III de l’article 289 bis.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : il s’agit de plateformes privées reconnues par l’Administration fiscale. Seules ces plateformes peuvent transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires et transmettre des données au PPF.
2. Organisation sous « schéma en Y »
Le schéma en Y est un dispositif qui repose sur la conciliation. En effet, chaque entreprise peut utiliser le portail public de facturation ou préférer une plateforme de dématérialisation partenaire pour l’émission ou la réception des factures.
Ce schéma propose trois circuits au choix :
>> Le circuit A : les deux acteurs recourent directement au portail public de facturation
>> Le circuit B : l’un des acteurs recoure au portail public de facturation et l’autre préfère utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire,
>> Le circuit C : les deux acteurs recourent à des plateformes de dématérialisation partenaires.
Comment savoir quel circuit utiliser ?
L’annuaire vous permet d’identifier si votre acheteur utilise le Portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), vous indiquant ainsi s’il s’agit d’un circuit A ou B ou plutôt d’un circuit C.
Je me renseigne sur la dématérialisation des factures
Xelians vous accompagne
Xelians, expert de la facturation !
Xelians vous accompagne dans cet enjeux clé en revêtant le rôle d’opérateur de dématérialisation via son expertise dans la numérisation des éléments comptables.
Xelians peut également confier les missions du PDP à ses partenaires afin qu’ils puissent émettre et/ou réceptionner les factures, contrôler des mentions légales obligatoires, extraire et transmettre les données de facturation & de règlement à la DGFIP.
De plus, en qualité d’expert de l’archivage probant, nous pouvons également verser vos factures dans notre SAE afin de garantir leur intégrité et leur pérennité pour une durée de 10 ans.
Il ne vous reste plus qu’à déterminer le niveau d’engagement (de la simple dématérialisation à l’externalisation de l’ensemble du traitement des factures) auquel vous souhaitez vous engager, au sein de ce dispositif légal.
Transformez, dès à présent, votre chaîne de facturation !
Vous allégez votre charge administrative
Vos processus sont automatisés et vos données sont reprises par les tiers (pré-remplissage de la TVA…) pour répondre aux obligations fiscales.
Vous réduisez vos coûts de traitement
La dématérialisation de vos factures ainsi que les processus métier associés vous permettent d’y consacrer un budget moindre. A noter, le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros !
Vous devenez plus agile
Vos délais de paiement sont réduits ce qui vous permet de piloter votre trésorerie en temps réel.
Vous améliorez votre relation commerciale
Un meilleur accès et/ou suivi de votre processus de facturation permet de mieux renseigner vos clients.
Digitalisation des processus métiers
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