Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?
Mettre en œuvre la transition numérique dans votre entreprise nécessite d’avancer par étape.
Quelle solution choisir lorsque vous voulez passer d’une gestion papier de vos documents à une gestion électronique des documents ?
La dématérialisation procure aux entreprises qui la mettent en place de nombreux avantages dans leur gestion documentaire : sécurisation accrue des archives, meilleur partage des documents, gain de productivité et d’espace… Les entreprises sont donc nombreuses à vouloir dématérialiser leurs documents et leurs pratiques, en particulier dans les activités qui constituent leur cœur de métier.
Elles s’interrogent alors sur les outils et les procédures leur permettant de passer de dossiers papier à des dossiers électroniques, et de créer pour ceux-ci un référentiel documentaire, c’est-à-dire une base de données unique et structurée permettant le stockage et la consultation des documents.
Plusieurs étapes sont nécessaires pour passer à la dématérialisation de vos documents.
1. Définissez vos priorités à partir de votre fonctionnement actuel
Par exemple, les étapes de traitement des factures sortantes sont différentes que pour les factures entrantes, d’ailleurs les équipes en charge des deux flux sont le plus souvent distinctes.
Ainsi, vous devrez examiner en détail le processus de traitement de chaque flux pour identifier de manière exhaustive chacune des tâches actuellement réalisées pour identifier les sources d’optimisation : s’agit-il de réduire les erreurs de saisie ? de faire des économies ? d’optimiser vos délais de traitement ? de paiement ?
L’organisation de la gestion de vos flux documentaires par processus permet de mettre en place une solution réellement sur-mesure :
- Classement dans une structure « logique » pour les collaborateurs
- Utilisation de la terminologie adaptée pour les métadonnées / index qui permettent d’identifier les documents, et donc de les retrouver facilement
- Workflow de traitement et d’automatisation adapté à votre organisation : classement automatique d’un document, transfert vers une personne spécifique ou une équipe, validation intermédiaire, signature…
2. Impliquez vos collaborateurs
Lorsqu’on parle de dématérialisation de documents ou de dématérialisation des processus, la connaissance des collaborateurs directement impliqués est indispensable. Cela permet de bien comprendre en quoi consiste leur métier au quotidien pour concevoir une solution plus performante, source de productivité pour l’entreprise et satisfaisante pour les salariés concernés.
Refondre un processus métier nécessite de le « décortiquer » sous tous les angles afin d’en comprendre les mécanismes, les enjeux et le potentiel de rationalisation.
Voici quelques questions à vous poser :
- Quelles sont les tâches réalisées ?
- Quel est le circuit de validation ? Les personnes impliquées ?
- Quels sont les documents impliqués ? Format, volumétrie, fréquence… sont des critères à prendre en compte.
- Quelles sont les connexions avec les systèmes d’information en place ?
- Où sont les points faibles du dispositif actuel ? Source d’erreurs, délai d’attente, faille de sécurité et de confidentialité…
Impliquer vos collaborateurs dès le début de votre projet et jusqu’à sa concrétisation est le meilleur moyen de les motiver pour construire leur outil de travail de demain et le prendre en mains.
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3. Faites-vous accompagner par un expert
Réussir votre projet de dématérialisation de documents implique d’en maitriser les aspects organisationnels, réglementaires, normatifs, documentaires, humains et techniques.
En effet, mettre en œuvre la dématérialisation nécessite de recourir à plusieurs outils de manière totalement intégrée afin de :
- Gérer toute votre chaîne documentaire
- Maîtriser vos risques juridiques
- Offrir une transparence complète à vos utilisateurs.
Plateforme de dématérialisation, gestion électronique des documents, archivage électronique à vocation probatoire ou non selon la nature des documents, numérisation des flux papier entrants ou des fonds historiques… sont des composants nécessaires pour prendre en compte l’intégralité de votre projet.
Le recours à un prestataire de service dont c’est le métier peut vous aider dans la dématérialisation de vos processus. Il vous accompagnera dans le pilotage de votre projet dans le respect de votre planning et de votre budget, tout en intégrant vos spécificités afin de concevoir une solution personnalisée.
4. Accompagnez le changement
Votre projet de dématérialisation des documents est une étape clé dans la transformation digitale de votre entreprise. Quelle que soit la solution retenue, il ne faut pas négliger l’accompagnement au changement qu’implique le passage à une gestion numérique, du fait des changements dans les pratiques et les modalités de gestion documentaire.
C’est pourquoi vous devez communiquer largement sur votre projet afin d’expliquer ses enjeux stratégiques, dès son lancement, pendant toute la phase de conception, et au-delà afin d’accompagner les changements induits par la dématérialisation et les impacts sur tous les intervenants concernés. L’accompagnement des utilisateurs est indispensable pour les aider à s’approprier l’outil et sa logique en leur dispensant une formation sur l’outil.
Communication, formation, sensibilisation, accompagnement… autant d’actions favorables à une prise en mains efficace et durable. Il est important de cadrer, par des procédures et des guides, les pratiques, l’usage et la gestion des dossiers.
Transformez vos documents en une force stratégique pour votre entreprise
1. Optimisez vos processus et vos coûts :
Automatiser certaines tâches récurrentes réalisées par vos collaborateurs permet d’être plus efficace et de faire des économies. En gagnant du temps dans la réalisation de tâches répétitives indispensables mais présentant souvent peu d’intérêt, vos collaborateurs peuvent se consacrer à d’autres travaux à plus forte valeur ajoutée, ce qui est un élément essentiel de leur motivation.
2. Facilitez l’exploitation de vos documents :
Qui n’a pas déjà perdu du temps à rechercher un document, à se demander où il peut bien être rangé, si il s’agit d’un fichier reçu par mail ou d’un courrier… ?
En mettant en œuvre la dématérialisation, l’ensemble de vos documents, numériques et physiques, sont centralisés dans une base de données unique, et identifiés selon des règles standardisées et connues de tous. Vos équipes accèdent facilement et rapidement au document recherché, elles peuvent l’annoter, le transférer instantanément à un collaborateur en interne ou un prestataire externe… pour information ou pour action : éléments à compléter, validation…
L’information est accessible en ligne de façon partagée par tous les acteurs autorisés, en fonction des droits qui leur sont accordés. Le travail collaboratif et la mobilité sont largement favorisés, ce qui permet de gagner en temps et en fluidité, d’être plus efficace en toute sécurité
3. Maîtrisez la conformité et la sécurité de vos documents et données
En centralisant tous vos documents dans un même dispositif, vous renforcez leur sécurité et leur confidentialité, limitez les risques de perte et assurez la traçabilité de toutes les opérations réalisées. L’automatisation de l’archivage dans un système intégré offre également les meilleures conditions de pérennité et d’intégrité pour vos documents à vocation probatoire.
4. Moderniser votre entreprise
L’évolution de la réglementation, favorable à la dématérialisation des documents, est également un facteur incitatif et un avantage pour les entreprises qui hésitaient encore à passer le cap de la transformation digitale : loi Macron sur la dématérialisation des factures dans le secteur public, loi El Khomri sur le bulletin de paye électronique…
Outre ses bénéfices directs pour votre entreprise, dématérialiser permet de véhiculer une image dynamique, tant en interne vis-à-vis de vos salariés qu’en externe avec vos différents partenaires commerciaux, techniques.
