Xelians Archives Management (X-AM), la solution d’archivage qui s’adapte à tous les profils d’utilisateurs
X-AM est une solution innovante qui entend permettre à la fois à des archivistes experts d’organiser l’archivage dans les règles de l’art, tout en offrant la possibilité à l’ensemble des collaborateurs de l’utiliser grâce à des interfaces et des fonctionnalités user-friendly.
Présentation du système d’archivage électronique (SAE)
Xelians Archives Management répond à tous les besoins en archivage électronique et s’adapte à tous les secteurs d’activité, y compris les organisations publiques.
« Nous sommes capables de faire le grand écart, précise Jean-Noël Barneron, Chief Product Officer, Xelians. Et d’adresser aussi bien une agence bancaire que le ministère de la Justice ».
Si les organisations publiques ont des spécificités en termes d’archivage, X-AM répond aujourd’hui à la plupart de ces exigences, en proposant par exemple des outils pour réaliser la cotation des entrées ou encore permettant d’effectuer des versements de fonds d’archives.
Faire évoluer le rôle et le métier de l’archiviste
L’objectif de X-AM est de donner les moyens aux archivistes de rester la véritable clé de voûte de la gestion globale des archives en ayant la capacité de déléguer les opérations chronophages.
Cela permettra au service archives de gérer les volumes importants de données à archiver. C’est là où X-AM revêt tout son intérêt, en donnant les moyens à l’archiviste de moderniser ses pratiques et de devenir un « animateur » des processus d’archivage.
« Et pour cela, il faut un outil très simple à appréhender », insiste Jean-Noël Barneron. « Les archivistes restent bien entendu les référents, les experts métiers, mais les équipes doivent pouvoir apporter leur aide. »
Avec X-AM, l’ambition est de pouvoir déléguer une partie de l’archivage directement aux services producteurs en donnant les moyens aux archivistes d’assurer un vrai contrôle final sur les pièces destinées aux archives, mais aussi et surtout sur la manière dont l’indexation est réalisée.
Mettre l’outil au service des collaborateurs
Mais le grand défi de Xelians, c’est de mettre X-AM aussi au service des collaborateurs.
p>« Nous avons en effet développé des fonctionnalités de versement accessibles aux archivistes moins avertis », ajoute le CPO. « Il suffit pour cela de remplir un formulaire associé à un type de document et à une règle de cycle de vie. Ainsi, n’importe quel utilisateur peut, depuis son bureau ou son service, verser une archive sans avoir besoin de se former aux pratiques archivistiques. »
C’est toute la force de X-AM : s’adapter à différents publics.
Autrement dit, être capable de simplifier les opérations à l’extrême pour favoriser l’usage par des néophytes, tout en proposant des fonctionnalités expertes pour redonner la main à l’archiviste.
X-AM, une solution souveraine et scalable
X-AM est une solution développée et hébergée à 100 % en France. La plateforme SaaS est hébergée sur les infrastructures de Xelians, mais peut aussi être déployée sur une infrastructure tierce.
Trois équipes de 5 à 8 personnes travaillent aujourd’hui sur cette solution, dont :
- Une grande partie de développeurs,
- Des spécialistes de l’UX,
- Des experts techniques,
- Des équipes transverses,
« Nous voulons être rapides pour développer du fonctionnel et proposer des fonctionnalités qui répondent aux besoins des archivistes », complète Jean-Noël Barneron. « Bien entendu, nous accompagnons nos clients dans la découverte de ces nouvelles fonctionnalités avec, à chaque nouvelle version, des notes fonctionnelles détaillées et des tutoriels. »
Prochaine étape pour Xelians : la création l’an prochain d’un club utilisateur, afin que les archivistes puissent échanger autour des usages et des modèles d’organisation à mettre en place.
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