Plongez au coeur du BPO chez Xelians
Le BPO ou littéralement « Business Process Outsourcing » (en français externalisation des processus métiers) est une offre digitale historique du Groupe Xelians, qui permet aux entreprises de déléguer leur charge administrative.
L’objectif ?
- Une optimisation de leur performance et de leur agilité
- Une diminution de leurs coûts de production
- Un renforcement de leur conformité.
Chez Xelians, le BPO est en lien direct avec l’activité de numérisation de documents mais aussi avec toutes les technologies et expertises du Groupe (GED, archivage électronique, conservation des archives physiques etc.), qui permettent de dématérialiser, d’automatiser et de fluidifier les processus métiers de nos clients.
Externaliser tout ou partie de votre gestion administrative est une opportunité pour eux d’être plus agiles et plus performants. De plus, cela permet une vraie adéquation entre le coût et la charge de travail effective et constitue également souvent un premier pas décisif dans une démarche de digitalisation.
Notre expertise et notre accompagnement BPO sont véritablement créateurs de valeur. En effet, Xelians anticipe en permanence les tendances du marché, s’adapte pour répondre aux besoins changeants des clients et investit dans des technologies phares (LAD/RAD, IA etc.), pour continuer à fournir des prestations à forte valeur ajoutée.
Le BPO (externalisation des processus métiers) chez Xelians :
Notre activité BPO représente :
- 8 agences en France
- 20 collaborateurs en moyennes par site
- 32 millions de courriers entrants
- 45 millions de pages papier numérisées
- 123 clients en 2023
L’ensemble des agences de numérisation sont synchronisées en temps réel sur les data center d’Avignon et de Villefranche.
Des équipes investies et des outils de production innovants
Comme le note Nicolas Martin, Directeur de Production, « l’humain est la plus grande valeur ajoutée de Xelians ».
Les équipes Xelians traitent tout type de client du secteur public ou privé et la planification de leur intervention peut aller selon les sites de 6h00 à 20h !
Béatrice Rault, aujourd’hui Opératrice BPO a démarré en 2007 au service production sur le site de Buc, en tant qu’opératrice polyvalente. Aujourd’hui, elle maitrise parfaitement la numérisation et l’indexation. Elle explique : « Toute l’équipe du service production est profondément humaine. C’est essentiel pour pouvoir avancer, rebondir et donner le meilleur. Notre savoir-faire et notre réussite dépendent de cette humanité « .
Côté outils de production, les ateliers sont équipés d’environ 60 scanners Canon opérationnels ainsi que d’un scanner à grands volumes IBML situé à Buc.
Les centres de Xelians disposent de bureaux qualité qui permettent de fiabiliser les processus in situ et de garantir une qualité de prestation aux clients, tout au long de la chaine de production, avec des contrôles obligatoires.
Pour la partie gestion, les équipes travaillent à partir d’un logiciel maison, développé à 100% en interne et constamment amélioré depuis 2004.
Celui-ci permet d’assurer :
- La partie production : GPAO1, objectifs de productivité, gestion des stocks, …
- La planification par agence : RH, horaires, productivité individuelle.
- La traçabilité des flux : gestion des étiquettes boites / cartons, des flux entrée / sortie.
Le courrier postal client reçu et traité par Xelians est transformé dans le logiciel interne.
Ce dernier pilote le scanner IBML. Et non seulement il numérise, mais il intègre également des métadonnées. Ce sont ces métadonnées qui permettent aux clients de réellement exploiter numériquement le patrimoine informationnel de leur entreprise.
Le scanner IBML est l’une des machines les plus performante grâce à :
- 10 000 pages scannées à l’heure
- Capacité de capture différenciée en simultané (noir et blanc / niveaux de gris / couleur)
- Aucun ralentissement
Success story société spécialité dans le secteur bancaire
Expert dans le secteur bancaire, cette entreprise est un client historique de Xelians depuis 1999 pour l’archivage physique et depuis 2009 pour le volet digital.
Pour cette entreprise, Xelians est en lien direct avec La Poste : nos équipes se rendent directement et physiquement en bureau de poste pour récupérer leurs courriers, ce qui permet un traitement rapide à partir de 7h-7h30.
Les équipes Xelians doivent respecter des délais impartis : à 10h30 il faut avoir préparé, numérisé, reconditionné puis restitué la majorité de ces flux.
Le rôle de nos équipes est de remplacer les corbeilles physiques des utilisateurs métier, par des corbeilles virtuelles. Exit les corbeilles physiques et les différentes manipulations ! Le client peut désormais se connecter sur son interface et avoir la liste des courriers à traiter pour le jour.
Les bénéfices sont multiples :
- L’optimisation organisationnelle avec une qualification des courriers, une traçabilité optimale, etc.
- La gestion collaborative des courriers qui permet la centralisation des données, le partage, la confidentialité, etc.
- L’amélioration de la relation client avec un accès facilité à l’information, des délais de réponse raccourcis, etc.)
Aujourd’hui, ce sont quelque 36 services de cette société pour lesquels Xelians réceptionne, traite et ventile le courrier avec succès. Une réussite solide qui s’appuie sur 3 piliers :
- Un process client conçu sur-mesure
- Une démarche d’amélioration continue
- Le grand professionnalisme et l’expertise de nos équipes
