Gouvernance documentaire

Réalisé par nos consultants, il permet d’établir l’état des lieux complet de votre organisation documentaire et archivistique actuel.

Cet état des lieux se réalise au travers d’entretiens individuels et d’une analyse de vos modes de conservation. Nous regardons vos processus métier par activité, recensons les typologies documentaires, la volumétrie, vos durées de conservation, les conditions de sécurité et modalités d’accès à l’information.

Ceci dans le but de répondre au mieux à vos attentes et de vous délivrer, à la fin, un bilan avec des préconisations et un plan d’action.

À la suite de notre audit documentaire, nos consultants élaborent votre politique d’archivage, un pilier essentiel pour la gouvernance d’entreprise.

Dans cette étape, une analyse approfondie des outils existants est menée pour comprendre le cycle de vie des archives, couvrant la description, le versement, la conservation, la consultation jusqu’à la sortie finale.

Allant au-delà de la simple gestion de documents, cette politique identifie les documents engageants, définit les besoins de conservation/destruction ainsi que les contraintes et risques. Par ces termes, nous entendons :

· Le respect des obligations légales,

· La continuité d’activité en cas de sinistre,

· L’accès constant aux informations cruciales.

Nous prenons garde également aux exigences archivistiques au travers de l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité de vos documents.

Les acteurs impliqués dans le système d’archivage, tels que les utilisateurs finaux, l’archiviste, les services généraux, les systèmes d’information et la qualité et le service juridique voient leurs rôles clairement définis.

Cette étape permet donc d’établir les bases d’une gestion documentaire solide, intégrant contraintes, risques et exigences, tout en clarifiant les rôles de chacun.

Les outils vous permettront de mettre en place votre politique d’archivage de façon opérationnelle. Nos objectifs dans cette étape sont de :

· Formaliser vos modalités d’archivage

· Tracer le cycle de vie de vos documents

· Instaurer un bon pilotage des risques ainsi que des bonnes pratiques, durables et structurées.

Pour ce faire, nous réalisons trois documents :

1. Le plan de classement métier. C’est le tableau de bord mettant en place un système de classification qui structure, mais aussi répertorie, organise, hiérarchise et classe vos documents. Ce document est non seulement important car il reflète la vie de votre entreprise mais aussi parce qu’il est indispensable pour réaliser le prochain document.

2. Le référentiel de conservation et de gestion des archives physiques et numériques. Celui-ci identifie, pour chaque activité, l’ensemble des documents d’entreprises à archiver et les

caractéristiques permettant de gérer leur cycle de vie (ex : durée légale de conservation, règles de gestion).

3. Les procédures d’application documentaire et archivistiques. Ces procédures décrivent, étape par étape le traitement et l’accès à vos informations et documents. C’est à dire les rôles des outils, les niveaux de criticité et de risque mais aussi de confidentialité.