Destruction des archives et RGPD : entre performance et conformité
La destruction des archives fait partie du sort final, dernière étape du cycle de vie des archives.
Souvent négligée, elle est une partie intégrante d’une bonne politique d’archivage et plus largement, d’une gestion documentaire maîtrisée.
Détruire vos documents représente pourtant un enjeu majeur, renforcé avec le RGPD et les exigences liées à la protection des données personnelles et au droit à l’oubli.
Destruction des archives : des enjeux économiques et réglementaires forts
Il est fondamental de respecter les durées légales de conservation des documents. En effet, vous devez vous conformer au régime légal de la preuve, qui implique de pouvoir produire certains documents afin de défendre vos droits.
Prenons l’exemple dans le cas d’un litige avec un client ou un fournisseur, lors d’un contrôle de l’administration. Ne pas archiver un document ou le détruire avant la fin de sa durée de conservation vous expose à un risque juridique et financier, pouvant aller jusqu’à remettre en cause votre activité.
Néanmoins, certains documents doivent être conservés à vie, notamment dans le secteur public.
Vous pouvez également décider de conserver certains fonds à caractère patrimonial, dans la mesure où ils témoignent de l’histoire de votre entreprise et peuvent être valorisés.
C’est le cas par exemple d’une collection de journaux pour une société de presse, de l’historique du matériel de communication pour une marque de luxe, de la documentation technique pour une société industrielle…
Maitrisez vos coûts avec la destruction de certains de vos documents
La conservation de vos documents, physiques et numériques, implique :
- Un coût récurrent
- Des espaces occupés inutilement : bureaux, salles d’archives ou espace serveur
- Des frais de personnel lorsque vous archivez dans vos locaux : loyer de conservation et prestations éventuelles en cas d’externalisation auprès d’un prestataire.
Conserver des documents qui n’ont plus à l’être sur un plan légal vous coûte donc inutilement de l’argent.
Respectez les nouvelles règles de mise en conformité RGPD
Si détruire avant la durée légale présente un risque, ne pas détruire au-delà de cette même durée légale également.
Le RGPD impose de nouvelles exigences en matière de droit à l’oubli et limite la durée de conservation des données personnelles et des documents en contenant.
Vous devez donc détruire ces documents, soit régulièrement au terme de la durée définie, soit sur demande de la personne concernée. Cela implique de gérer ces durées en amont et de pouvoir identifier facilement les documents et informations concernés le moment venu.
Comment bien gérer la destruction des archives ?
Dernier maillon de la chaîne de traitement des archives, l’étape de la destruction se prépare bien en amont, dès la préparation et l’archivage de vos documents.
Voici quelques conseils pour afin de structurer votre démarche :
- Préparer vos dossiers en ne conservant que les documents nécessaires
Assurez-vous de disposer des documents originaux, supprimez les doublons et les documents de travail, vérifiez que vos dossiers sont complets.
N’oubliez pas, vos documents numériques : fichiers bureautiques, pdf, emails… sont concernés au même titre que les documents papier.
L’idéal est de réaliser ce travail régulièrement au fur et à mesure de la constitution du dossier. Lorsque ce n’est pas possible, il peut être intéressant de décharger vos équipes de ce travail de dépollution pour le confier à des experts.
- Identifier les différentes typologies de documents et dossiers à conserver et construire le référentiel de conservation de vos documents
Ce document identifie l’ensemble des documents à archiver et regroupe toutes les informations nécessaires à la gestion de leur cycle de vie : durée légale de conservation, formats, règles de description, de gestion etc.
- Préparer vos archives de façon cohérente
Au moment de conditionner vos archives, pensez à constituer des regroupements homogènes par typologies de documents et par année de destruction : boîtes d’archives, classeurs, conteneurs… Cela facilitera les destructions à venir et vous évitera de devoir conserver inutilement des documents le moment venu.
- Mettre en place un logiciel de gestion d’archives
L’objectif est de disposer d’un outil personnalisé selon votre référentiel et unique pour toutes vos archives, physiques et numériques. Il vous permet de piloter simplement et de façon sécurisée toutes les opérations liées à vos archives, et notamment les destructions.
- Mettre en place une campagne annuelle de destruction
Nos équipes d’archivistes peuvent vous accompagner tout au long de votre processus documentaire, vous permettant de lister les documents et dossiers dont la durée de conservation est atteinte, afin de programmer vos campagnes de destruction.Si vous avez des métadonnées personnelles, qui décrivent et facilitent la recherche de vos documents papiers et numériques, il est recommandé de les rendre anonymes une fois le document lui-même détruit.Vous conservez ainsi la trace des opérations réalisées tout en supprimant toute référence aux données personnelles.
Numérisation fidèle et destruction des archives : où en est-on ?
Quelques repères réglementaires
- L’article 1379 du Code Civil du 01 février 2016 stipule que « la copie fiable a la même force probante que l’original »
- Le décret du 05 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies établit les conditions à respecter pour constituer une copie numérique fiable
- La norme NF Z 42-026, précise la manière dont les copies numériques doivent être produites : le processus de numérisation doit permettre de constituer des copies fiables et ces copies doivent être conservées dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) préservant leur intégrité.
La destruction des documents originaux papier est donc possible sous réserve que ces deux points soient respectés.
Dans quels cas décider de la destruction des archives ?
La solution du tout numérisé peut ne pas être pertinente pour deux raisons majeures : le coût de l’opération et la stratégie de gestion des risques. Dans la pratique, il est recommandé d’analyser les enjeux de chaque typologie de documents, afin de mettre en œuvre la solution la plus adaptée.Vous pouvez par exemple choisir de numériser l’ensemble de vos contrats et adopter une stratégie différente en ce qui concerne les originaux papiers :
- Destruction immédiate des contrats d’un faible montant
- Destruction différée des contrats d’un montant intermédiaire, au bout de 2 à 3 ans
- Conservation des contrats originaux d’un montant stratégique, afin de diversifier vos risques
La destruction des archives fait partie intégrante de votre stratégie d’archivage et de gestion des documents.Il peut être judicieux de vous faire accompagner par un prestataire spécialisé tel que Xelians afin de construire les outils de gestion adaptés et de choisir la solution adaptée à chaque typologie de documents, notamment en cas d’enjeu financier ou juridique important.
