Comment un système d’archivage électronique (SAE) permet de garantir l’intégrité des documents
Un Système d’Archivage Electronique (SAE) est une solution logicielle permettant à une entreprise de conserver des documents électroniques et de garantir le maintien de leur valeur probante, répondant en cela aux obligations légales des entreprises en cette matière.
Maintenir la vocation probatoire de vos documents numériques, c’est-à-dire minimiser votre risque juridique, impose de conserver leur intégrité. C’est précisément l’objectif de la norme NF Z 42-013.
L’intégrité, un critère central pour instaurer la confiance numérique
L’intégrité est un enjeu capital pour les entreprises. Il s’agit de minimiser leur risque juridique en cas de recours devant un tribunal, en s’assurant que leurs documents ne seront pas contestés par le juge. Préserver l’intégrité d’un document nécessite de pouvoir démontrer qu’il n’a pas été corrompu, de manière volontaire ou involontaire.
Historiquement, l’intégrité d’un document est induite par son support. Altérer les informations revient la plupart du temps à altérer leur support, ce qui est le plus souvent visible.
L’exigence d’intégrité est ainsi beaucoup plus forte pour les documents électroniques. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en œuvre des dispositifs supplémentaires venant renforcer la confiance.
La norme NF Z 42-013 au secours de la preuve numérique
C’est pour répondre à ce besoin que la norme NF Z 42-013 a été créée en 2013.
Elle porte sur la conservation et le maintien de l’intégrité des documents numériques, et fixe les exigences techniques et organisationnelles requises pour :
- La conservation des archives électroniques et la préservation de l’intégrité
- La maîtrise du processus de numérisation le cas échéant, afin de constituer des copies fidèles à l’original et durables
Concrètement, comment préserver l’intégrité d’un document numérique ?
Pour appliquer la norme NF Z 42-013, on recourt à un mécanisme cryptographique : le calcul d’empreinte, associé à la journalisation de cette empreinte. Cette opération mathématique consiste à calculer une empreinte numérique unique pour chaque document. C’est l’équivalent de l’empreinte digitale, elle aussi unique pour chaque personne. L’empreinte est ensuite conservée dans un journal, afin de pouvoir tracer les éventuelles modifications ultérieures.
Le développement des nouvelles technologies a entraîné le développement de nouvelles compétences… dont celles qui permettent de falsifier un document. Aujourd’hui, falsifier un document Word ou PDF est (presque) à la portée du premier venu. L’entreprise doit donc se préserver d’attaques de toutes sortes : de la simple erreur d’un collaborateur à l’acte de malveillance.
Il revient à l’entreprise d’analyser le type de risque encouru en fonction des différentes typologies de documents, et de choisir la solution adaptée.
Un Système d’Archivage Electronique certifié NF Z 42-013 offre sans aucun doute le plus fort niveau de protection.
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Xelians Archives Management (SAE) |
Quels sont les autres avantages d’un Système d’Archivage Electronique pour à vos documents ?
Provenant d’un système d’information externe (ERP, Gestion RH, chaine de numérisation …) ou déposé via l’IHM web, un document déposé dans un SAE subit plusieurs contrôles :
- L’authenticité des documents est vérifiée, notamment au moyen de signatures électroniques, afin de prouver qu’il s’agit bien d’une copie numérique de l’original certifiée. Il est décrit par ses métadonnées et les informations constituant son cycle de vie : sa date et heure de création, sa durée de conservation et son sort final, c’est-à-dire si à la fin de sa conservation dans le SAE, il pourra être détruit.
- La pérennité est assurée en apportant un soin particulier quant au choix des formats des documents, afin que ceux-ci puissent être consultés par les logiciels disponibles tout au long de leur conservation.
En quoi consiste son fonctionnement ?
La consultation des documents s’effectue au travers d’interfaces sécurisées et par des utilisateurs préalablement habilités, garantissant la confidentialité des informations conservées.
Le SAE se doit de proposer des conditions de réversibilité des archives dans des formats normés et intelligibles.
Enfin, toutes les actions effectuées dans le SAE sont tracées dans des journaux eux même scellés.
Toutes ces mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre par le SAE sont décrites dans la norme NF Z42-013 éditée par l’AFNOR.
L’ AFNOR a attribué au SAE Xelians Archives Management, la certification NF 461 qui sanctionne le respect des spécifications par l’organisme opérant le SAE au terme d’un audit de son organisation et de ses systèmes.
Cette certification garantit aux clients de Xelians que les documents à valeur probante qui lui sont confiés sont conformes à la loi.
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