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    Médecine du travail

    Complétez votre logiciel médical en dématérialisant vos dossiers médicaux

    Tout savoir sur le secteur

    Simplifiez votre gestion administrative pour vous concentrer sur vos patients

    Jusqu’à récemment, la médecine du travail reposait principalement sur des archives papier, un mode de gestion devenu rapidement obsolète face à l’augmentation continue du volume de données.

    Cette approche traditionnelle générait de nombreuses contraintes :

    • gestion chronophage des dossiers,
    • difficulté à échanger des informations avec les entreprises,
    • risques accrus de perte ou de duplication des documents, et vulnérabilités en matière de confidentialité,
    • essentielles pour garantir la conformité au RGPD. 

    Pour répondre à ces défis, la dématérialisation s’impose désormais comme une solution incontournable.

    Digitaliser les processus permet non seulement de sécuriser et centraliser les données, mais aussi de fluidifier les échanges avec les entreprises et organismes partenaires.

    Cette transition modernise la gestion des dossiers, optimise la coordination entre les acteurs, et renforce l’efficacité globale des services de santé au travail. 

    Face aux exigences croissantes du secteur, la digitalisation offre une réponse durable aux problématiques de lourdeur administrative et de gestion des données, tout en alignant les pratiques sur les standards modernes. 

    Contactez un expert

    Les enjeux auxquels doivent répondre les services de santé au travail

    Accueillir de nouveaux adhérents

    Pour accompagner la croissance des adhérents, il est essentiel de fluidifier la gestion des dossiers médicaux et administratifs.

    La digitalisation permet d’automatiser les tâches répétitives, réduisant les risques d’erreurs et le temps consacré aux opérations manuelles, tout en améliorant la qualité des services.

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    Gérer un nombre croissant de patients

    Les dossiers papier limitent la capacité à gérer efficacement une patientèle grandissante.

    En centralisant et numérisant les données, vous facilitez la gestion des dossiers, garantissez leur traçabilité et simplifiez le suivi des patients, même dans un contexte de forte activité.

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    Maîtriser les durées de conservation des documents

    Les dossiers papier limitent la capacité à gérer efficacement une patientèle grandissante.

    En centralisant et numérisant les données, vous facilitez la gestion des dossiers, garantissez leur traçabilité et simplifiez le suivi des patients, même dans un contexte de forte activité.

    SAE

    Partage d’informations

    Les interactions entre médecins, patients et entreprises nécessitent une communication fluide.

    Grâce à des outils numériques performants, vous offrez un accès rapide et sécurisé aux informations, favorisant un suivi coordonné et transparent entre les parties prenantes.

    Renforcer la collaboration

    Une collaboration efficace repose sur un accès simplifié et centralisé aux données.

    En optimisant les processus de partage et de coordination, les équipes gagnent en réactivité et en efficacité, contribuant ainsi à une meilleure prévention des risques professionnels et à un accompagnement plus qualitatif des salariés.

    Xelians vous accompagne

    Processus de digitalisation d’un service de santé du travail

    Audit & conseils d'experts

    Audit & conseils d'experts

    Audit & conseils d'experts
    Audit & conseils d'experts
    • Analyse de vos processus métier
    • Conseil, tri documentaire
    • Capture multicanale de vos fonds
    • Acheminement sécurisé vers un de nos sites de numérisation
    Numérisation

    Numérisation

    Numérisation
    Numérisation
    • Ciblage des documents médicaux et administratifs à numériser
    • Numérisation fidèle NF 242-026
    • Reconditionnement des dossiers physiques
    • Récupération des pièces numériques
    • Indexation par traitement automatique (LAD/RAD/OCR/IA/RPA)
    • Contrôle de complétude, qualité et conformité des dossiers/courriers
    • Priorisation de traitement des dossiers/courriers
    Gestion électronique

    Gestion électronique

    Gestion électronique
    Gestion électronique
    • Regroupement des pièces dans un dossier unique
    • Droits d’accès personnalisés
    • Diffusion et collaboration avec les patients et autres professionnels de santé via attributions des droits d’accès et de modifications
    • Centralisation et exploitation des données médicales et administratives
    • Suppression ou sauvegarde en fonction des dates de conservation légale ou de votre politique d’archivage
    Archivage numérique

    Archivage numérique

    Archivage numérique
    Archivage numérique
    • Intégration des documents nativement numériques ou issus de la numérisation
    • Conservation des dossiers sur de très longues durées afin de pouvoir les produire lors d’un contentieux
    • Archivage électronique à vocation probatoire dans un SAE spécifique en matière d’archivage HDS, construit autour d’un cœur VITAM homologué par l’Etat, normé NF Z42-013
    • Gestion des archives, de leurs cycles de vie, du respect du RGPD et Consultation de ceci via Elastic Search (recherche puissante)
    Externalisation des archives physiques

    Externalisation des archives physiques

    Externalisation des archives physiques
    Externalisation des archives physiques
    • Définition les conditions de conservation que vous souhaitez
    • Préparation des archives par nos équipes d’archivistes (tri d’archives, indexation, mise en conteneurs),
    • Prise en charge et transport jusqu’à l’un de nos sites agrée le plus proche, à l’unité ou en groupage
    • Entrée en stock avec intégration d’un code barre dans l’environnement convenu
    • Traçabilité des conteneurs et conservation optimal (température et hygrométrie strictement contrôlées, ainsi que détection anti-intrusion et vidéo surveillance 24/24)

    Vos bénéfices

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Economie & Efficacité

    • Simplification de la gestion/ mise à jour de vos données
    • Amélioration des délais de traitement
    • Fluidité des échanges
    • Automatisation de vos process de validation

     

    Acquisition et qualification du document

    Praticité

    • Accès en temps réel à une information fiable et à jour
    • Partage de l’information et travail collaboratif facilité
    • Centralisation des données dans un référentiel unique
    • Meilleure gestion du cycle de vie des documents
    • Gain d’espace
    Archivage en conformité RGPD

    Sécurité

    • Préservation du secret médical de vos documents / données
    • Intégrité et maîtrise de l’information (droit à l’oubli, droit d’opposition, droit de rectification)
    • Suppression des risques de perte ou de destruction d’information
    Pour aller + loin

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
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