Pourquoi externaliser vos archives chez un tiers archiveur ?
L’externalisation des archives permet de déléguer à un tiers de confiance la conservation et la gestion de ses archives.
Pour bien archiver vos documents, il est nécessaire d’avoir des moyens logistiques et humains et de bonnes conditions de conservation. L’externalisation des archives est de plus en plus courante et vous obtiendrez de nombreux bénéfices.
Un gain d’espace
Bien souvent, les TPE/PME ou les professions libérales manquent de place pour conserver leurs documents ou bien leurs locaux sont saturés. L’externalisation permet de gagner des mètres carrés, de libérer des espaces de travail pour les collaborateurs et d’éviter d’aménager une pièce pour conserver des archives.
Un gain financier
Externaliser ses archives permet de maîtriser ses coûts et ainsi :
- Limiter les dépenses internes :pas de salle d’archives dédiée par exemple, ni d’équipement à acheter pour la salle ni d’embaucher un collaborateur pour gérer les archives
- Repositionner les ressources en interne sur d’autres activités plus stratégiques.
A savoir, il est jusqu’à 10 fois moins coûteux d’externaliser ses archives chez un tiers de confiance que de les conserver en interne par exemple. Le prestataire optimise ses sites de conservation et mutualise ses coûts avec l’ensemble de ses clients.
Une meilleure sécurité
Les archives sont plus en sécurité en termes d’intégrité (inondation, incendie, destruction volontaire, …) et de confidentialité, sur un site de conservation, conçu avec un haut niveau de sécurité (contrôle d’accès, système de surveillance…) que dans une pièce en sous-sol dont tous les collaborateurs ont accès.
Chaque tiers-archiveur garantit une traçabilité des documents de son client. Le tiers-archiveur doit respecter de nombreuses normes et certifications pour pouvoir accueillir des archives sur ses sites.
Se concentrer sur son cœur de métier
L’externalisation des archives permet aux collaborateurs de se concentrer sur ses missions prioritaires, de ne plus gérer les archives et d’augmenter les gains de productivité.
Une facilité de consultation des documents
Les collaborateurs peuvent facilement et rapidement consulter les documents demandés dans leurs locaux sans passer des journées entières à chercher le document dans une pièce en sous-sol ou se déplacer dans un box loué chez un self-stockeur. Les cartons sont facilement identifiables sur le site de conservation par des numéros notés sur le carton.
Vous souhaitez externaliser la gestion de vos archives ?
