- Analyser votre processus de gestion de factures actuel (factures fournisseurs, factures clientes)
- Préconiser une solution sur-mesure adaptée à vos besoins
- Concevoir la solution
La Piste d’Audit Fiable
Une offre PAF complète pour assurer la traçabilité de bout en bout de vos processus de facturation
Tout savoir sur l'expertise
VOS ENJEUX
La Piste d’Audit Fiable, une obligation légale pour toutes les entreprises
La directive européenne 2010/45/UE, transposée en France au 1er janvier 2014, a introduit l’obligation de la Piste d’Audit Fiable (PAF) en matière de facturation. Cette directive européenne et la Doctrine fiscale de 2013 proposent 3 voies de facturation électronique : PDF simple, PDF signé et EDI. La Piste d’Audit Fiable s’applique à toutes les entreprises qui reçoivent ou émettent les factures au format papier ou PDF simple.
Pour la Piste d’Audit Fiable, vous devez donc être en mesure de reconstituer la chronologie de l’ensemble du processus de facturation et des contrôles associés, depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation. XELIANS vous aide à respecter vos obligations liés à la Piste d’Audit Fiable.
Le processus
Auditer
Auditer
Collecter
Collecter
- Capturer les flux multicanaux : physiques (TSA, Boites postales, enlèvement, Itinovia)
- Numériques (mails, web, portail,…)
- Numérisation (standard ou à vocation probatoire selon la norme AFNOR NF Z 42-026)
- Vidéotypage, Vidéocodage
- LAD : lecture automatique de documents – RAD : reconnaissance optique de documents – OCR : reconnaissance optique de caractères – IA: Intelligence artificielle – RPA : Robotic Process Automation
- Contrôle de complétude
- Validation et traitement des anomalies
- Intégration des copies numériques dans la GED
Gérer
Gérer
- Centraliser les factures et justificatifs associés
- Workflows (circuits de validation)
- Automatisations (rapprochements factures/bons de commandes)
- Validation des paiements
- Réalisation des reportings DFO
- Documentation de la Piste d’audit fiable
- Traçabilité de toutes les opérations
Archiver
Archiver
- Sécuriser les factures électroniques dans le système d’archivage électronique certifié NF461 selon la norme AFNOR NF Z42-013
- Préserver l’authenticité, la pérennité et l’intégrité des documents
- Tracer, journaliser, historiser les événements
- Conserver les versions papier des documents sur des sites sécurisés et agréés
NOS POINTS FORTS
Confiez la Piste d’Audit Fiable à un expert
- 1er Intégrateur de la solution de Gestion Electronique de Documents DOCUWARE dans les zones EMEA et APAC.
- Portail Xelians Workplace 100% compatible Docuware entièrement intégré par Xelians.
- 1er prestataire certifié NF Z42-026 pour la numérisation fidèle.
- 1er prestataire certifié NF Z42-013 pour l’archivage électronique.
- Une offre intégrée : un interlocuteur unique pour une offre globale et adaptée à vos besoins !
LES AVANTAGES DE
LA PISTE D’AUDIT FIABLE
Bénéficiez d’une solution sur mesure pour la Piste d’Audit Fiable
- Analysez vos processus de facturation actuels grâce à l’audit préalable réalisée par nos chefs de projets : conception d’une solution Piste d’Audit Fiable adaptée à vos besoins, déploiement et formation des utilisateurs réalisés par nos chefs de projet, hébergement de la solution dans nos datacenters propriétaires et sécurisés, basés en France.
- Optez pour une qualité de service : contrôle de qualité et de complétude à chaque étape de la numérisation.
Améliorez la productivité de votre service comptabilité avec une solution de Piste d’Audit Fiable
- Réduisez les traitements manuels des factures: workflows, transfert automatique des montants approuvés vers les principaux ERP du marché (Sage, Microsoft Dynamics, SAP, …).
- Suivez en temps réel les factures : visualisation du statut de chaque facture, aperçu de toutes les obligations, planification des liquidités constamment actualisée.
Sécurisez vos factures avec la Piste d’Audit Fiable
- Présentez les factures comme preuve devant un tribunal : journalisation et traçabilité de l’ensemble des événements (recherches, consultations, etc.)
- Gérez le cycle de vie et le sort final des factures : durée légale de conservation en conformité avec la réglementation en vigueur et le RGPD
Productivité
Déchargez vos équipes des tâches manuelles chronophages et gagnez en efficacité.
Agilité
Fluidifiez vos processus et gardez une vision globale sur l’activité du service comptable.
Conformité
Assurez la traçabilité complète du processus de traitement de vos factures.
Sécurité
Préservez l’intégrité, la pérennité et l’authenticité de vos factures et justificatifs associés.
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