GED : le workflow au service de l’automatisation de vos processus
Finance, Ressources Humaines, commerce, relations clients, DSI… toutes les directions de l’entreprise recherchent des leviers de performance dans leur fonctionnement au quotidien.
L’optimisation des processus métier passe le plus souvent par la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) et de workflows permettant d’automatiser une grande partie des tâches.
Passage en revue de cette fonctionnalité, ses possibilités et son déploiement.
Workflow : qu’est-ce que c’est ?
Mettre en place un workflow permet d’automatiser la réalisation de tout ou partie d’une chaîne de tâches habituellement traitées manuellement par vos collaborateurs.
Pour cela, il faut modéliser le processus métier concerné en créant un parcours type afin d’exécuter des actions dans un ordre logique pour arriver à un résultat donné.
Cela implique d’analyser le processus concerné afin de :
- Identifier chacune des actions et leur enchainement : de l’évènement déclencheur jusqu’à la finalisation du processus métier (réception et transfert d’un document, collecte de métadonnées, mise à jour du SI, signature, archivage automatique etc.)
- Identifier la ou les personnes concernées tout au long du processus métier
- Fixer le délai de réalisation de chacune des actions
Quelques exemples de tâches courantes qui peuvent être automatisées :
- Validation d’un document ou d’une demande : paiement d’une facture, d’une note de frais, d’une demande de congés
- Recueil d’informations via des formulaires : informations lors d’une embauche, mise à jour des données personnelles
- Complétude de dossier : compréhension des documents par l’intelligence artificielle qui extrait les informations les plus pertinentes sur un CV, une facture, un contrat fournisseur
- Diffusion en masse de documents et d’informations : Note d’informations à l’ensemble du personnel, notification de mise à disposition de documents
En résumé, mettre en place un workflow, c’est répondre à ces 3 questions : qui ? quoi ? quand ?
Workflow et automatisation des tâches : quels bénéfices en attendre ?
Mettre en place des workflows permet évidemment de gagner en productivité et d’être plus efficace. Les échanges sont plus fluides, le travail collaboratif est favorisé et votre organisation est plus réactive.
De plus vous pouvez décharger vos collaborateurs des tâches répétitives et sans valeur ajoutée afin de leur confier des dossiers plus valorisants.
Mettre en place une GED et automatiser un processus métier permet également de gagner en fiabilité. Oubli, retard, perte de documents, envoi à la mauvaise personne… le risque d’erreurs humaines est fortement diminuer.
Les tâches sont assignées automatiquement en fonction du scénario que vous avez défini en amont. Vous pouvez ainsi prévoir un email de relance lorsqu’une tâche n’est pas réalisée dans le délai imparti, transférer la tâche à un autre collaborateur en cas d’absence etc. afin d’assurer la continuité du processus en toute circonstance.
De plus tous vos collaborateurs se conforment à la même méthode de travail, participant ainsi à l’harmonisation des pratiques au sein de votre service. Un vrai plus dans le cadre de votre système de gestion de la qualité.
Enfin, vous disposez d’indicateurs vous permettant de suivre le déroulement d’un processus métier, de savoir à tout instant où vous en êtes et de prendre des mesures adaptées en cas de besoin pour entrer dans une démarche d’amélioration continue.
Comment mettre en œuvre un workflow ?
La première étape, est l’une des plus importantes est d’analyser l’existant et de trouver des pistes d’amélioration avant de modéliser les workflows.
Xelians vous accompagne dans votre démarche, de la conception jusqu’aux tests et au déploiement de vos workflows, sans oublier l’intégration à la GED, la formation et l’accompagnement des utilisateurs aux nouvelles pratiques.
Nous vous recommandons de travailler par service en intégrant vos collaborateurs afin de bénéficier de leur expérience et d’en faire des acteurs de votre transformation digitale.
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- Ciblez les processus à travailler en priorité
Quels sont vos processus métiers les plus répétitifs et chronophages ? Ceux qui vous posent le plus de problème au quotidien ?
Délais de traitement allongés, retards répétés, erreurs récurrentes, impacts sur votre conformité… tous ces facteurs génèrent des coûts supplémentaires qu’un workflow peut supprimer.
Vous avez tout intérêt à démarrer par les processus les plus « lourds » afin d’en tirer un retour sur investissement immédiat.
En vous reposant sur des experts du document, vous bénéficiez de leur expérience et de leur maîtrise des spécificités de chaque métier de l’entreprise, voire de votre secteur d’activité.
- Formalisez votre workflow
Définissez tout d’abord l’objectif de votre workflow, puis les différentes étapes à réaliser, ainsi que les acteurs concernés.
L’automatisation et la gestion électronique changent vos modes de travail en profondeur. Profitez de cette opportunité pour remettre en question votre fonctionnement actuel et réinventer votre processus. Vous bénéficierez ainsi de tout le potentiel des outils numériques.
- Testez votre workflow
N’oubliez pas cette phase de test afin de valider le workflow mis en œuvre, de l’adapter si besoin pour coller aux besoins de vos collaborateurs et de détecter les éventuels oublis.
- Formalisez le nouveau mode de travail et accompagnez le changement
Afin de favoriser la bonne prise en main de l’outil, rédigez la procédure associée à votre nouveau processus et formez tous les utilisateurs concernés afin qu’ils disposent de consignes claires.
Prévoyez une assistance lors du lancement afin de pouvoir répondre aux questions et de lever les éventuelles résistances face à ce changement.
Des workflows dédiés au enjeux et processus de vos différents services.
Service Ressources Humaines
La validation des notes de frais, des demandes de congés, le recueil des dossiers de candidatures, font partie des processus clés qui peuvent être automatisés. Avec l’automatisation via un workflow vous gagnerez un temps considérable dans le traitement de vos dossiers RH pour vous concentrer sur des missions à plus fortes valeurs ajoutées.
L’intégration d’un nouveau collaborateur nécessite également de coordonner plusieurs actions sur différents services : mise à disposition des procédures internes, collecte de documents et de données personnelles, demande de matériel informatique…
Vous pouvez programmer le déclenchement des différentes demandes dès la confirmation d’embauche, afin d’être prêt le jour J. Le nouvel entrant pourra compléter les informations demandées directement en ligne à partir d’un formulaire structuré qui seront dispatchées automatiquement vers les personnes concernées.
Service comptabilité
Réception, intégration dans le système comptable, validation, mise en paiement etc. l’automatisation du processus de traitement des factures entrantes offre de vrais gains de performance et permet de respecter les délais de paiement et même de les anticiper.
La gestion et la validation des factures devient simple et rapide :
- Capture de documents avec reconnaissance de caractère pour analyser les éléments importants d’une facture
- Centralisation et partage de dossier instantanée avec toute l’équipe comptable,
- Contrôle de la facture et affectation aux personnes habilités pour validation en fonction de son montant
- Validation ou rejet par simple apposition d’un tampon électronique
- Archivage automatique dans le respect des durées légales de conservation
Service achats
Traitement des appels d’offre, suivi des contrats, gestion des commandes depuis la demande d’achat jusqu’à la réception et la facturation… En automatisant ces processus, vous fiabilisez l’ensemble de la chaîne de traitement purchase to pay et optimisez votre fonctionnement : temps, efficacité, traçabilité et qualité…
Grâce aux alertes automatiques, vous êtes informés de l’approche d’une fin de contrat.
Vous pouvez également automatiser la validation des demandes d’achat, de la vérification des factures et de la mise en paiement, en choisissant plusieurs niveaux de délégation en fonction des montants engagés.
En résumé, quel que soit le service concerné, automatiser vos processus métier via des workflows représente de nombreux avantages aussi bien sur l’efficacité de votre service que sur la gestion de vos couts.
