Numérisation fidèle : 5 questions à se poser pour une utilisation réussie
La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond d’un document papier. Il s’agit de la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés. Pour autant mettre en œuvre la numérisation fidèle n’est pas aussi simple qu’il y parait. Comment garantir la fiabilité de la copie numérique ? Doit-on conserver les documents numérisés à forte valeur juridique ?
Explications de Damien Pirsch, Directeur de projet BPO de Xelians.
Produire une copie fidèle est loin de se résumer à l’utilisation d’un scanner « labellisé » pour la numérisation fidèle. La numérisation fidèle est normée depuis mai 2017.
La norme NF Z42-026 spécifie les conditions à remplir pour produire des copies numériques fidèles. De nombreux prérequis techniques doivent être respectés. A commencer par la chaîne de numérisation qui tient à la fois compte :
- Des outils informatiques
- Des serveurs
- De l’accès aux locaux
- De la maintenance du matériel informatique
- De la formation des opérateurs.
Se mettre en conformité avec les exigences techniques de la norme requiert des compétences, du temps et des ressources humaines. Maîtriser cette chaîne de numérisation est contraignant pour une entreprise, d’où la nécessité de faire appel à un opérateur de numérisation. Toutefois, l’externalisation de la numérisation fidèle pose plusieurs questions.
1. LA NUMÉRISATION FIDÈLE DOIT-ELLE ÊTRE CENTRALISÉE OU DÉCENTRALISÉE ?
Le choix entre numérisation centralisée et numérisation décentralisée repose en premier lieu sur un critère économique, à savoir :
- Numériser dans les locaux de l’entreprise
- Numériser par le biais des infrastructures de l’opérateur.
Ce choix est conditionné par la nature des documents à numériser. Il peut s’agir d’un stock d’archives papiers (des documents inventoriés) ou bien de flux comme du courrier entrant (des documents non inventoriés).
2. QUELLES CONDITIONS TECHNIQUES DE LA FIABILITÉ DOIVENT-ÊTRE ÉTABLIES AVEC L’OPÉRATEUR ?
La norme NF Z42-026 décrit très précisément les exigences pour mettre en œuvre une chaîne de numérisation fiable. Les conditions techniques de la fiabilité s’établissent en 4 grandes étapes pour la numérisation de documents :
3. DÉTRUIT-ON TOUTES LES ARCHIVES APRÈS AVOIR PROCÉDÉ À LEUR NUMÉRISATION FIDÈLE ?
Le cadre normatif de la numérisation fidèle a ouvert la voie à la destruction des originaux papier. Bien qu’il s’agisse d’une opportunité pour réduire les volumes d’archivage physique, détruire toutes ses archives est déconseillé. Celles-ci n’ont pas toutes la même valeur. Tout dépend de la nature du document et de son caractère d’importance. Dans les faits, les entreprises préfèrent même avoir une double sauvegarde de certains documents engageants.
Une double sauvegarde aux formats papier et dématérialisé est, en effet, loin d’être disproportionnée. Le coût de conservation d’une feuille de papier est de moins d’un centime d’euro par an. Ainsi, le faible coût de stockage des archives permet de disposer d’une sauvegarde papier. Celle-ci aura son importance, notamment en cas de cyberattaque entraînant la suppression de tous les documents numériques. Les documents papiers à fort enjeu permettront de rétablir l’activité de l’entreprise.
La copie numérique fidèle offre, quant à elle, un niveau de disponibilité élevé et une facilité d’accès en quelques secondes. Fini les heures passées à rechercher un document dans des boîtes à archives. En évitant la manipulation des documents papiers, le risque de perte est inexistant. La dématérialisation de documents offre également une sauvegarde de ceux-ci en cas de destruction du papier suite à un sinistre (inondation, incendie…).
D’un point de vue juridique, une double sauvegarde des documents engageants est recommandée. Si la copie fiable a la même force probante que l’original, il n’y a toujours pas eu de jurisprudence. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Même si une copie fiable est présentée devant un tribunal, la présentation de son original papier peut toujours être exigée. Les originaux papiers pourront toujours être présentés en cas de contentieux ou lors d’un contrôle.
4. FAUT-IL PROCÉDER À UNE NUMÉRISATION FIDÈLE DES COURRIERS ENTRANTS ?
La numérisation fidèle des courriers entrants est un atout pour garantir la durée de conservation des données personnelles imposées par le RGPD.
La numérisation fidèle des courriers entrants permet de disposer d’une copie fiable des courriers, préservée dans un SAE à vocation probatoire. Il est alors possible de procéder à un classement des copies fiables en fonction :
- De leur typologie
- De les indexer par client
- D’ajouter un tag de destruction
La suppression des courriers numérisés est ensuite effectuée automatiquement une fois le délai de conservation atteint. Il est ainsi possible de conserver uniquement des copies fiables avec un objectif de destruction à court terme.
En outre, la crise sanitaire a obligé les entreprises à revoir leur processus lié à la gestion du courrier papier. La dématérialisation des courriers entrants s’est accélérée pour répondre aux besoins du télétravail. Une fois numérisés, les courriers entrants sont transmis rapidement aux collaborateurs où qu’ils se trouvent. Leur numérisation par un prestataire permet aussi d’uniformiser les flux d’entrées dans le Système d’Information.
L’entreprise accède en un point unique à l’intégralité de son courrier entrant qu’il soit issu d’une numérisation, d’une boîte email, d’un formulaire de contacts ou d’un dossier réseau.
5. Y-A-T-IL DES PRÉCAUTIONS À PRENDRE EN MATIÈRE D’HÉBERGEMENT DES COPIES FIABLES ?
Les entreprises doivent se montrer vigilantes dans le choix de leur prestataire, y compris pour la numérisation fidèle, afin de pallier les risques d’ingérence économique.
La numérisation fidèle est donc un maillon important au sein d’une stratégie documentaire globale, puisqu’elle définit les conditions à respecter pour une copie numérique fiable. Elle permet de renforcer la fiabilité des copies numérisés devant un juge en cas de manquement.
Avant d’entamer un projet de numérisation fidèle, il est indispensable d’identifier avec un opérateur de numérisation, tel que Xelians, les enjeux et risques liés à chaque typologie de document.
La mise en place d’un dispositif de numérisation fidèle, comme le prévoit la norme NF Z42-026, doublé d’une conservation dans un SAE à vocation probatoire (certifié NF Z42- 013) répond aussi aux exigences du RGPD en termes de destruction des données personnelles. Aujourd’hui, le défi des entreprises est de savoir maîtriser les données qu’elles gèrent, car tout conserver de manière incontrôlée devient périlleux.
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