5 choses à savoir avant de passer à la facturation électronique

N°1 : E facture : définition et usages ?

Une e-facture est une facture créée, émise, reçue et conservée au format électronique.

La facture électronique doit répondre aux exigences fixées par la réglementation et doit garantir :

1. L’authenticité de son origine
2. L’intégrité de son contenu
3. Sa lisibilité

Aujourd’hui, trois voies de facturation électronique sont admises par l’administration fiscale :

• L’EDI
• Le PDF simple
• Le PDF signé

Initiée par la Directive Européenne 2010-45 CE et entrée en vigueur en France depuis le 1er janvier 2013, la facturation électronique est devenue obligatoire pour les entreprises émettant des factures aux organisations publiques.

À terme, elle sera imposée progressivement entre septembre 2026 et septembre 2027 à toutes les transactions B2B comme spécifié dans l’article 56 du Projet de Loi de Finances 2024.

L’objectif de cette réforme est de moderniser les pratiques commerciales, de simplifier les processus administratifs et de renforcer la sécurité des échanges.

N°2 : Calendrier de passage à la facture électronique

Prévu initialement en janvier 2024, l’Etat a choisi de reporter l’entrée en vigueur pour le passage obligatoire à la dématérialisation des factures.

Le nouveau calendrier a été annoncé par la DGPI (Direction Générale des Finances Publiques).

Toutes les entreprises, quelles que soient leur taille, devront être en mesure de réceptionner des factures au format électronique pour septembre 2026. Ce nouveau calendrier offre la possibilité aux entreprises de bénéficier d’une période d’adaptation supplémentaire pour être conformes aux nouvelles normes et directives réglementaires.

Ce report permet aux entreprises de :

• Choisir une solution de dématérialisation adaptée à leurs besoins
• Consolider leurs infrastructures et leurs processus de facturation
• Former leurs équipes aux nouvelles pratiques

Pour l’émission d’e-factures, l’échéance est différente selon la taille de l’entreprise.

Les nouvelles dates pour la facture électronique 2026 – 2027

N°3 : La dématérialisation des factures, un avantage pour les entreprises ?

1. Gagnez du temps et faites des économies

Une facture au format papier demande 15 jours de traitement à une entreprise contre 3 jours pour un format électronique !

Cette même facture au format papier a un coût de traitement de 13,80 euros alors que son homologue électronique a un coût de 7,50 euros pour l’entreprise.

En passant à la facturation électronique, les entreprises remplacent les méthodes traditionnelles basées sur le papier (impression, envoi postal, classement etc.) par des processus automatisés et digitalisés.

La dématérialisation des factures représente non seulement une économie de temps et d’argent pour les entreprises, mais elle optimise également les ressources internes en simplifiant et en accélérant les processus administratifs.

2. Sécurisez vos échanges

Le passage obligatoire à la facturation électronique entre 2026 et 2027, impose aux entreprises de se conformer à des normes plus strictes.

Des mesures de protection et de contrôle plus rigoureuses devront être instaurées par les entreprises. Elles sont notamment dans l’obligation de respecter des règles spécifiques concernant le format, la signature électronique et la conservation des factures. L’objectif étant de pouvoir garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture.

Grâce à ces protocoles, les échanges commerciaux seront plus sécurisés réduisant le risque de

• Falsification et de fraude
• Perte ou de vol

La confiance accordée dans les échanges commerciaux sera donc renforcée.

3. Améliorer les relations commerciales

En simplifiant et en accélérant le processus d’émission, de transmission et de réception des factures, la dématérialisation fluidifie les échanges, renforçant ainsi la réactivité et la satisfaction des partenaires commerciaux. Les délais de traitement raccourcis contribuent à des cycles de paiement plus rapides, créant un environnement commercial propice à la confiance mutuelle.

La dématérialisation des factures offre également une meilleure visibilité sur les transactions en cours. Les entreprises bénéficient ainsi d’un suivi en temps réel de l’état de leur trésorerie.

De plus, en simplifiant les processus administratifs, la dématérialisation permet aux entreprises de se libérer du temps et des ressources, afin de se concentrer davantage sur la qualité de leurs relations et la croissance de leurs activités.

N°4 : quelles sont les règles de conservation des factures électroniques ?

Comme tous les documents engageants, qu’ils soient électroniques ou au format papier, il y a des durées légales de conservation à respecter.

Trois règles régissent la conservation des factures électroniques :

1. Pour les factures envoyées par voie électronique : 3 ans de conservation sur support informatique sont nécessaires pour les factures envoyées par voie électronique auxquelles 3 années supplémentaires s’ajoutent sur tout autre support.
2. Pour les factures ayant une signature électronique : leur conservation se fait dans leur format original pendant 6 ans.
3. Pour les factures transmises en EDI : la conservation des informations émises et reçues s’effectue dans leur format original pendant 6 ans.

Pour aller plus loin dans la transformation numérique, les entreprises peuvent passer par un prestataire de numérisation de documents pour leurs anciennes factures.

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Auparavant, les entreprises pouvaient numériser les factures reçues au format papier à condition de conserver les originaux papiers durant 6 ans (article L 102 C du Grand livre des procédures fiscales).

L’arrêté du 22 mars 2017 autorise désormais la numérisation des factures papier, des pièces justificatives et leur conservation numérique.

Une nouvelle qui facilite donc la destruction des originaux papier si toutes les exigences de la copie fiable sont respectées : chaque document numérisé doit être conservé au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et doit être assorti d’un cachet électronique puis horodaté afin de dater les différentes opérations réalisées.

Une fois les anciennes factures numérisées, elles peuvent être consultées dans un logiciel de gestion électronique de document (GED). Ainsi, les entreprises auront un accès numérique sur leurs factures. La centralisation des données et la gouvernance de l’information facilitera les recherches et optimisera l’efficacité des processus métiers.

Pour conserver les factures électroniques sur le long terme, les entreprises peuvent utiliser un système d’archivage électronique (SAE). Ce type de solution garantit une conservation à long terme des factures dématérialisées, respectant les exigences légales de stockage et de sécurité des données. De plus, un SAE permet un accès rapide aux factures archivées en cas de recherche (audits, contrôles fiscaux etc.)

N°5 : Quels sont les acteurs clés dans le cadre de la dématérialisation des factures ?

Dans le cadre de la loi Finance 2024, sur l’obligation pour les entreprises de passer à la facturation électronique, il existe 3 acteurs clés avec chacun leur particularité.

1. L’opérateur de dématérialisation :

C’est l’intermédiaire entre les entreprises et les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP). Véritable partenaire stratégique pour les entreprises, son rôle réside dans la facilitation et la gestion complète du processus de dématérialisation des factures. Il garantit aux entreprises le respect des normes et des exigences imposées par la réforme.

Xelians expert depuis 25 ans dans la dématérialisation des processus, se positionne en tant qu’interlocuteur unique dans des projets de facturation électronique. En tant qu’opérateur de dématérialisation, nous avons construit des partenariats solides avec des PDP. Nous proposons des solutions complémentaires allant de la numérisation à l’archivage électronique des documents pour accompagner les entreprises tout au long de leur transition digitale.

En résumé, notre valeur ajoutée en tant qu’opérateur de dématérialisation réside dans notre expertise dans la gestion documentaire de A à Z , permettant aux entreprises de bénéficier d’un accompagnement sur mesure pour faciliter l’adoption de la facturation électronique, tout en assurant la conformité et l’efficacité des processus documentaires.

De l’intégration d’une GED adaptée à votre secteur ou vos besoins métier en passant par la gestion opérationnelle d’une gouvernance de l’information, nos équipes sont composés de développeurs en solutions logicielles, d’archivistes ou encore de directeurs de projets spécialisés.

2. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les PDP sont des plateformes privées, reconnues par l’administration fiscale pour traiter et transmettre les factures électroniques des entreprises auprès des organismes fiscaux. Ces plateformes permettent aux entreprises de transmettre plus facilement leurs données de facturation (e-reporting).

Immatriculées par l’Etat, ces plateformes garantissent l’intégrité des factures et des données qui transitent, tout en respectant les normes et les exigences de la réforme.

3. Le Portail Public de Facturation (PPF)

Tiers de confiance public, le PPF propose gratuitement aux entreprises, de recevoir et de transmettre leurs factures électroniques ainsi que leurs données de paiement à l’administration fiscale.

Autrement dit, le Portail Publique de Facturation facilite la gestion et la réception des factures au format électronique entre les entreprises et les organisations publiques.

Vers une généralisation de la dématérialisation des processus métier

Cette transition digitale impulsée par plusieurs réformes met en avant la nécessité pour les entreprises de se tourner vers des solutions digitales pour leurs processus métier afin de rester compétitives et innovantes.

L’automatisation de nombreux processus peut permettre aux entreprises de :

• Réduire de leurs tâches manuelles et répétitives
• Améliorer la productivité et la réactivité
• Renforcer la protection des données
• Minimiser et éviter le risque d’erreurs
• Faciliter la collaboration et le partage

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