5 choses à savoir pour un Conseil de l’Ordre Des Médecins qui entame une transformation digitale
N°1 : Qu’est-ce qu’une transformation digitale, qu’est-ce qu’elle implique pour votre Conseil ?
D’après une étude menée par le cabinet de consulting MJV Technology and Innovation, 90 % des dirigeants sondés considèrent que les organisations françaises sont en train de passer par une transformation digitale. 88 % indiquant même que c’est le cas de leur propre entreprise.
Une tendance à suivre ? Oui.
La transformation digitale se caractérise par l’utilisation de nouveaux outils numériques, qui impliquent un changement de votre mode de gestion, tout en apportant un nouveau dynamisme à votre conseil.
Dans le contexte actuel, la transformation digitale est nécessaire et implique de repenser vos manières de travailler et de communiquer.
Commencez cette transition par la numérisation de vos dossiers adhérents et optez pour une gestion documentaire plus électronique.
N°2 : Quels sont les bénéfices d’une transformation digitale réussie ?
La dématérialisation de vos documents et processus (dossiers adhérents, dossiers du personnel, traitement du courrier entrant) est un passage obligatoire pour amorcer une transition numérique. A court et moyen terme plusieurs avantages se distinguent :
- Gagnez en efficacité, soulagez les collaborateurs du conseil en optimisant la gestion des dossiers adhérents
- Libérez des m2 et réhabilitez l’espace à votre guise
- Améliorez l’accès à l’information à tout moment et de n’importe où pour facilité la collaboration et la flexibilité de vos collaborateurs
- Réalisez des économies et réinvestissez le budget alloué aux espaces et matériel de stockage
- Sécurisez et pérennisez vos dossiers adhérents, étant donné les longs délais de conservation protégez-les des pertes, des dégradations accidentelles ou des effets du temps
- Diminuez le temps de traitement de l’information et améliorer la satisfaction des médecins
N°3 : Pourquoi faire appel à un tiers expert de la gestion documentaire ?
Une entreprise de gestion documentaire repose avant tout sur le travail collaboratif d’équipes stables, informées et compétentes. En plus de traiter tous les types de documents, elle offre des solutions clés en main adaptées à vos besoins.
Externaliser un ou plusieurs processus métier c’est pouvoir bénéficier d’un accompagnement personnalisé et de conseils de professionnels diplômés de l’enseignement supérieur.
Xelians c’est 40 années d’expertise et un large éventail de prestations capable de couvrir l’ensemble de votre chaîne documentaire.
Pour vous, Conseils de l’Ordre Des Médecins, les prestations ont été repensées, retravaillées, afin de pouvoir vous proposer une offre dédiée, s’inspirant de vos problématiques quotidiennes et ainsi vous offrir la réponse adaptée.
N°4 : En quoi numériser les dossiers adhérents vous permet-il d’être en conformité avec le RGPD ?
Aujourd’hui, le Règlement Général sur la Protection des Données contraint les organisations détenant des données personnelles à prendre toutes les mesures utiles pour garantir leur sécurité.
Des données personnelles que l’on retrouve en masse dans les dossiers adhérents (Nom, prénom, CNI, diplômes, extrait de casier judiciaire, adresse d’exercice etc.), ainsi que dans les dossiers RH.
La strict confidentialité d’un dossier adhérent conservé dans une simple pièce est pour le moins discutable.
Alors pour protéger ces données, rien de mieux que de les centraliser en un point d’accès unique. Un extranet dédié et sécurisé seulement accessible par les personnes autorisées.
De plus, un dossier numérisé vous permet de répondre dans les meilleurs délais à une demande de consultation ou d’accès, de rectification ou de suppressions des données.
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Numérisation fidèle : Transformez vos documents en atouts numériques |
N°5 : Pourquoi la numérisation fidèle est-elle recommandée ?
Xelians est le 1er prestataire certifié NF Z42-026 pour les processus de numérisation fidèle. Ce procédé très normé vous permet de renforcer la valeur probante de vos copies numériques.
Notre chaîne de numérisation est éprouvée et répond aux critères définis par le décret du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies. (Traçabilité, qualification du procédé, empreinte ou horodatage (qualifié), système d’archivage électronique, démarche SSI, convention de numérisation).
L’archivage de ces copies dans un SAE (Système d’Archivage Electronique) vous assure des fichiers numériques ayant la même valeur juridique que les originaux.
Il vous sera alors possible de détruire vos originaux puisque les conditions de destruction d’originaux prévus par la loi sont respectées.
De plus, en cas de litige, le dossier adhérent numérisé pourra être présenter comme preuve car recevable par les pouvoirs judiciaires.
