Avez-vous pensé à évaluer vos coûts d’archivage ?

L’archivage est un défi de taille pour les chefs d’entreprise, car il convient de trouver le bon équilibre entre le « sur-archivage » et le « sous-archivage ».

Certains documents ont des durées de conservation légale et doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle fiscal. D’autres ont une valeur informationnelle pour les salariés et doivent être facilement consultables. Au final, 1 entreprise sur 5* dépense plus de 2000 euros par an pour l’archivage physique.

Archiver consiste à trier, classer et ne conserver que les documents essentiels, c’est-à-dire les documents stratégiques, importants pour la mémoire de l’entreprise et ayant une valeur légale.

Evaluer le coût de l’archivage dépend de deux critères majeurs :

• le coût technique : relatifs à la gestion de la surface occupée (loyer, charges, matériels de rangement, entretien, assurance…)
• le coût managérial : liés au temps consacré par les collaborateurs à l’archivage, plus difficiles à apprécier

Quels sont les différents critères à évaluer pour calculer les coûts d’archivage ?

• La gestion de l’espace : dédier un espace à la conservation des documents représente un coût variable en fonction de la situation géographique de l’entreprise, de la surface occupée et du volume de documents papiers actuel et à venir. Il faut aussi tenir compte des espaces de rangement dans les bureaux qui empiètent sur la superficie de l’espace de travail. Electricité, assurance et taxes foncières font également partie du calcul.

• Le matériel : l’ensemble du matériel nécessaires au stockage ou à la destruction des archives engendrent des coûts additionnels.

• Les ressources humaines : l’archivage, a aussi un coût humain. Plusieurs collaborateurs sont chargés de définir la politique d’archivage et de veiller à sa bonne application au sein de l’entreprise. L’estimation d’un coût horaire moyen (en fonction des heures consacrées à l’archivage par chaque collaborateur) est à reporter dans l’évaluation des coûts.

• Les erreurs d’archivage : de nombreux documents sont fréquemment conservés inutilement, voire en double, et des méthodes de classement incohérentes rendent vite la recherche des archives chronophage. Ce temps perdu impacte au global les coûts d’archivage.

• Les sinistres : 31% des entreprises* qui font de l’archivage physique ont déjà eu un problème d’altération de leurs archives. Cette altération peut être causée par un incendie ou une inondation. Les archives perdues ne sont pas « restaurables », une situation qui peut occasionner une absence de preuve probante en cas de litige.

• La destruction des archives : L’archivage entraîne des coûts de destruction. En fonction de la volumétrie à détruire, une entreprise peut privilégier une destruction sur site en passant par un prestataire. Ce type de prestation fonctionne soit sur abonnement soit ponctuellement.

Guide des durées légales de conservation des documents Téléchargez le guide

L’archivage en interne peut donc vite s’avérer onéreux, mais aussi insuffisamment sécurisé et rendre difficile l’accès à la recherche d’archives.

Faire confiance à un tiers archiveur permet de garantir l’intégrité et la conformité des documents, tout en réduisant les coûts d’archivage par le biais de nouvelles règles de conservation et d’une simplification des processus.

Xelians vous propose des solutions clés en main d’archivage physique pour répondre à l’ensemble de vos besoins.

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*Etude Expensya « Archivage : les habitudes entreprises françaises » (2018)