Contrat de travail dématérialisé, quelle valeur juridique ?
La digitalisation de multiples secteurs, oblige les entreprises à revoir leurs processus comme celui des ressources humaines. Les contrats de travail et avenants sont désormais dématérialisés, en accord avec l’article 1174 du Code Civil.
Depuis 2001, la signature électronique des contrats de travail possède la même valeur probante qu’une signature manuscrite. En 2016, le règlement eIDAS a renforcé la réglementation et unifié le cadre applicable au niveau européen. Pour être reconnue, la signature électronique doit toutefois respecter certaines conditions, à savoir :
- Garantir l’intégrité du contrat de travail
- Inclure un système d’identification du signataire
- Apposer un certificat électronique sur le document
Le contrat de travail dématérialisé répond ainsi aux enjeux d’agilité et de maîtrise des risques documentaires de la fonction RH
Quelles sont les étapes clés à respecter pour dématérialiser un contrat de travail ?
La dématérialisation du contrat de travail vient simplifier les échanges entre l’entreprise et ses collaborateurs. A présent, seulement quelques minutes suffisent pour établir et valider un contrat de travail, et non plus plusieurs jours lorsqu’il est envoyé par courrier.
Ce processus de contractualisation doit cependant respecter plusieurs étapes clés :
- Informer par email le salarié que son contrat de travail est disponible.
- Mettre à sa disposition le contrat de travail via une solution dédiée et sécurisée.
- Possibilité pour le salarié de faire part de ses remarques.
- Signature du contrat de travail grâce au dispositif de signature électronique intégré.
- Validation de la signature électronique (réception d’un code par SMS).
- Programmation de relances automatiques.
- Notification du téléchargement du contrat de travail signé par les deux parties.
- Archivage du contrat de travail signé dans un coffre-fort électronique personnel.
Quels sont les avantages d’un contrat de travail électronique ?
La digitalisation de ce processus métier est considérée comme un levier pour développer la marque employeur des entreprises, et ainsi afficher une image moderne et innovante.
Voici 5 grands avantages de la digitalisation des processus pour les ressources humaines :
- Faire gagner du temps aux équipes RH
La digitalisation des procédures de recrutement élimine les tâches chronophages et répétitives, encore très nombreuses au sein du service RH. Il n’est plus nécessaire de télécharger un contrat de travail, ni de l’imprimer, ni d’apposer une signature manuscrite, ni de le scanner pour le renvoyer par email.
Les équipes RH gagnent plusieurs heures par contrat grâce à l’automatisation des tâches (génération du contrat, envoi, suivi et archivage). Cette automatisation simplifie leur quotidien et libère du temps afin qu’elles puissent se consacrer à leurs missions clés (formation, développement personnel des employés, motivation des employés, etc) ce qui contribue à augmenter leur satisfaction et leur motivation.
- Améliorer la gestion des contrats
Ce sont aussi les erreurs, les pertes de contrats papier et les retards qui sont déjoués. Le service RH peut ainsi libérer de l’espace de stockage dans leur bureau.
En conservant électroniquement tous les contrats de travail des collaborateurs sur la même plateforme, l’accès aux informations est instantané et le temps passé à rechercher un contrat est significativement réduit. Un avantage non négligeable pour revoir facilement les contrats de travail et disposer d’une traçabilité dans les échanges.
- Optimiser l’expérience collaborateur
Aujourd’hui les entreprises souhaitent apporter une expérience fluide et intuitive à leurs futurs collaborateurs.
La dématérialisation des documents répond à cet enjeu en proposant aux collaborateurs :
- De signer et transmettre rapidement leur contrat de travail ou tout autres documents nécessaires à leur poste rapports d’entretien individuels, avenants au contrat de travail, régimes de primes, règlement intérieur, etc.)
- De retrouver les différents documents ou justificatifs à tout moment et de n’importe où dans un espace qui leur ait dédié.
L’optimisation de l’expérience collaborateur renvoie l’image d’une entreprise agile, flexible et novatrice. Privilégier un parcours digitalisé et simple est aussi un excellent moyen d’augmenter le taux d’engagement des collaborateurs.
- Réaliser des économies
Avec la digitalisation du contrat de travail, les entreprises suppriment les frais liés à l’édition et l’envoie du contrat papier (encre, impressions, frais de mises sous pli et d’envois postaux).
De plus, cela permet également de diminuer les coûts liés à l’archivage : il n’est plus nécessaire de remplir des armoires pour archiver les contrats au format papier.
Les erreurs humaines et les erreurs de signatures n’ont également plus lieu d’être et n’entraînent donc plus de coûts supplémentaires.
En outre, les gains de productivité obtenus avec la dématérialisation permettent de diviser par cinq le délai de traitement des contrats de travail.
- Sécuriser le processus
Contractualiser en ligne est aussi un processus plus sécurisé et sûr, reposant sur le règlement européen eIDAS.
La digitalisation de la contractualisation prouve à la fois l’intégrité du document signé et l’identification du signataire.
De plus, la signature électronique offre une traçabilité complète du processus de signature. L’empreinte numérique intégrée dans le contrat permet de détecter les modifications apportées au document. Le scellement du document, via le procédé de signature électronique, garantit en outre pour l’entreprise comme pour le salarié que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié à postériori.
La confidentialité des informations est aussi préservée. Plus aucuns documents ne se retrouvent sur les bureaux à la vue de tous. Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents stockés en ligne.
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