Contrat fournisseur dématérialisé, quelle valeur juridique ?
Un contrat fournisseur peut tout à fait être contractualisé à distance, tout en conservant la même valeur légale qu’un contrat fournisseur papier*.
Quelles sont les conditions pour que le contrat fournisseur électronique ait la même valeur légale que le contrat au format papier ?
Pour cela, il suffit de :
- Faire appel à un prestataire de confiance remplissant toutes les conditions en matière de certifications.
- Veiller à la sécurité des échanges de contrats entre signataires.
- Conserver les contrats signés et les éléments de preuve afin de garantir leur intégrité durant toute la durée légale de conservation.
En outre, le règlement eIDAS rend valide la signature électronique au sein de l’Union Européenne.
Quelles sont les étapes clés à respecter ?
- Etablissement du contrat fournisseur
- Paramétrage du workflow de signature : désignation du signataire, automatisation des relances et suivi en temps réel
- Relecture du contrat par le fournisseur et ajout de modifications si besoin
- Signature électronique : signature conjointe par le fournisseur et l’entreprise, horodatage et scellement, authentification du signataire par un code SMS
- Archivage électronique du contrat signé dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) durant tout la durée légale de conservation du contrat
Quels sont les avantages de la digitalisation des contrats fournisseurs ?
Le contrat fournisseur dématérialisé permet aux entreprises de :
- Optimiser leurs relations avec leurs fournisseurs
- Accélérer les négociations commerciales ou les renégociations des contrats fournisseurs, grâce à des alertes d’échéances
- Améliorer la conformité
De plus, tous les coûts relatifs à la signature manuscrite (impression, frais d’affranchissement ou de stockage etc.) sont supprimés ainsi que les coûts de suivi des transactions.
Autant d’atouts qui permettent à l’entreprise de se différencier auprès de son écosystème, à condition de respecter les étapes clés du processus de contractualisation.
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