Secteur public : quelle solution choisir entre une GEC ou une GED pour dématérialiser les courriers ?
La transition numérique du secteur public s’accélère avec les programmes Tech.gouv et Action Publique 2022. Les collectivités et administrations s’engagent dans des projets de dématérialisation de leurs flux documentaires. Le courrier est directement concerné par cette volonté d’automatisation des processus et de progression des usages numériques.
Toutefois, une question majeure se pose quant à la solution à adopter. Faut-il investir dans une solution dédiée, ici une GEC (Gestion Electronique de Courrier), ou dans une solution globale, à savoir une GED (Gestion Electronique de Documents) ?
A quoi sert une Gestion Electronique de Courrier (GEC)
Les administrations et les collectivités locales ont besoin d’outils pour gérer des flux d’informations majoritairement non structurés. Une GEC centralise toutes les correspondances entrantes, sortantes et internes issues d’un courrier papier, d’une messagerie électronique, d’une réclamation ou demande au guichet, d’un formulaire de contact web, d’une GRC, ou d’applicatifs métiers. Elle intègre notamment un parapheur électronique pour viser et signer les documents.
Elle aide notamment à :
- Fluidifier les processus de traitement, de validation et de réponse des correspondances
- Diffuser rapidement l’information à toutes les parties prenantes qui peuvent être réparties sur plusieurs sites
- Réduire les délais de réponses apportées aux usagers
- Améliorer le service rendu aux usagers
- Accompagner une démarche Qualité Usager
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Les différences entre une GEC et une GED
Une GED (Gestion Électronique de Documents) est un système informatisé d’acquisition, de classement, de stockage et d’archivage des documents produits ou reçus au sein d’une organisation. Elle gère donc l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique.
Si l’utilité d’une GEC est facilement compréhensible (organiser et gérer les correspondances à la fois papiers et numériques) le périmètre couvert par une GED est plus exhaustif :
- Dématérialisation des processus métiers
- Gestion de projet
- Gestion documentaire
En outre, une GED créée une base de données documentaire, indexée et accessible par tous les agents. Le courrier, géré depuis une GED, devient une composante de l’activité globale, traité aux côtés des autres informations qui transitent.
Une GED peut-elle opérer la gestion du courrier ?
Est-ce qu’une GED peut proposer les mêmes fonctionnalités qu’une GEC ? La réponse est oui si l’on y ajoute les objets et fonctionnalités qui font la richesse d’une GEC, à savoir :
- Métadonnées spécifiques : date de courrier, date limite de traitement, urgence, canal d’arrivée, etc.
- Modèles de diffusion : un schéma de circulation/diffusion préétabli par direction destinatrice ou famille de courrier
- Modèles de réponse : des documents prêts à l’emploi et standardisés, avec des balises reprenant les informations de contexte
- Représentation de l’organisation : l’organigramme de l’organisation, avec des mots-clés autorisant un parcours relatif, et servant à définir des sécurités, des droits de redirection, des contenus de bannettes, des notifications
- Gestion des contacts : des contacts internes et externes disposant d’adresses postales issues de la BAN (Base Adresse Nationale), de formules de politesse, de regroupement par organisation et de gestion du dédoublonnage
- Publipostage : des capacités de génération automatique de courriers Départ sur des regroupements de contact
- Gestion des AR : le publipostage sur un ensemble de correspondances Arrivée, avec statistiques sur les délais dans le cadre de la Saisine par Voie Électronique (SVE)
- Assistance à l’expédition : la connexion avec des systèmes de dématérialisation des transmissions : serveur de messagerie, imprimante virtuelle (type Maileva), recommandés électroniques, EDI
- Gestion des chronos : la capacité à générer des chronos par catégorie, service, période
- Parapheur électronique : un système de visa/signature de documents, connecté avec suivi du cheminement, délégation de signature, valeur probatoire
Voici en résumé ce qui différencie une GED de la GEC en termes de fonctionnalités. Le delta entre une GED et une GEC s’avère donc lourd à combler. Se pose enfin la question de la pérennité des développements/paramétrages nécessaires compte-tenu de l’évolution du socle GED.
