Immobilier : Une législation incitative à la digitalisation des processus métier
Depuis quelques années, les évolutions réglementaires apportées par l’Etat ont créé un cadre favorable à la digitalisation de l’immobilier. Ces avancées juridiques ont même accéléré la transformation digitale du secteur. De nombreux processus métier ont pu être automatisés permettant ainsi aux acteurs de l’immobilier de regagner en compétitivité et en efficacité.
Quelles lois favorisent la digitalisation du secteur immobilier ?
- 2014 : La loi ALUR* relative à l’accès au logement et urbanisme rénové
Promulguée en mars 2014, la loi ALUR prévoit une disposition relative à la dématérialisation de documents pour les copropriétés.
Elle rend obligatoire l’utilisation d’un extranet pour les échanges entre les copropriétaires et les syndicats de copropriétés, ainsi que l’accès en ligne aux documents de la copropriété.
Par ailleurs, elle autorise le numérique pour certaines opérations, comme : l’envoi par email d’une convocation à l’Assemblée Générale (AG) de copropriété et les comptes rendus d’AG.
- 2018 : La Loi ELAN** vers plus de digitalisation
En novembre 2018, la loi ELAN appelle à « mettre les transitions énergétiques et numériques au service de l’habitant et de nouvelles solidarités entre les territoires et les générations ».
Parmi la vingtaine de mesures phares, la loi ELAN inscrit pleinement l’urbanisme dans la transition numérique avec la digitalisation des procédures d’instruction.
Elle simplifie également les relations entre l’Administration et les citoyens en permettant aux usagers de saisir l’Administration par voie électronique, et cela dans les mêmes conditions qu’une saisine par voie postale.
Dans le cadre d’une location, cette loi prévoit aussi la dématérialisation de plusieurs documents :
- L’acte de caution solidaire
- Les diagnostics techniques obligatoires
- Le règlement de copropriété.
Ces documents peuvent ensuite être signés électroniquement.
Autre volet numérique de la loi Elan : l’instauration d’un bail numérique, dans un esprit semblable à celui de la règlementation eIDAS avec la signature électronique.
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Livre blanc : Digitalisation des activités immobilières |
Quels gains retirer de ces avancées réglementaires ?
Ces avancées juridiques incitent les acteurs de l’immobilier à se débarrasser du papier pour entamer l’automatisation de leurs processus métier. Cette digitalisation du secteur leur offre des gains indéniables en matière de :
1. Réduction des frais administratifs
Par exemple, un bail regroupe de nombreux documents et annexes à joindre (contrat de location, notice des droits et devoirs des locataires, diagnostics immobiliers, règlement de copropriété, état des lieux…). La centaine de pages est facilement atteinte lorsqu’il faut générer autant d’exemplaires que de parties au contrat. En supprimant l’impression papier, le bail numérique réduit les frais administratifs. On estime à 80€ le coût d’un bail papier, contre 10€ pour le bail numérique.
2. Gain de temps
A l’ère de la digitalisation et des services en ligne, la signature électronique s’est révélée être indispensable puisqu’elle permet de contractualiser à distance plus rapidement. Elle simplifie aussi la gestion administrative et améliore l’expérience client.
Résultat : la signature électronique réduit les délais de transaction de 13,5 jours et améliore la productivité de 2,20 heures*** par contrat.
3. Productivité optimisée
La facture électronique a été rendue obligatoire par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée.
La mise en œuvre de cette obligation sera échelonnée dans le temps, en fonction de la taille des entreprises, entre 2024 et 2026.
Le secteur immobilier peut aussi tirer avantage de cette nouvelle disposition légale pour :
- Réduire les frais administratifs liés à la facturation
- Fluidifier le traitement
- Optimiser les délais de réponses
- Se prémunir de toute pénalité de retard.
4. Protection en cas de contrôle ou litige
Le secteur immobilier est générateur de documents stratégiques. Etude de sols, diagnostics, plan d’un immeuble, actes de vente, etc… ces documents immobiliers constituent des éléments de preuve indispensables en cas de litige.
Par conséquent, les professionnels de l’immobilier doivent sécuriser leur fonds documentaire en lien avec le respect de la règlementation (durées légales de conservation, pérennité et intégrité des données).
Un Système d’Archivage Electronique (SAE) permet de garantir aux constructeurs, aux bailleurs, aux promoteurs… la pérennité ainsi que l’intégrité de leurs documents.
Ces évolutions règlementaires constituent donc des impulsions législatives majeures pour répondre aux enjeux du secteur immobilier et accompagner sa mue numérique. Gain de productivité, simplification des process, réactivité, expérience clients/utilisateurs optimisée, etc. compte parmi les principaux avantages de la digitalisation de l’immobilier.
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