La reliure, pierre angulaire de la conservation des actes notariaux
La transition vers le zéro papier ne peut être efficace que si l’étude notariale prend en considération l’ensemble de ce qu’elle a pu rédiger sous format papier depuis des décennies. La reliure est un moyen pour le notaire de remplir son obligation de conservation de ses actes dans les meilleures conditions.
Les actes notariaux papier constituent un patrimoine informationnel d’une grande valeur qui mérite d’être valorisé autrement qu’en étant placé dans une boîte à archives, ce que permet la reliure, et cela pour une durée de 75 ans minimum.
Assurer la conformité de vos actes et leur exhaustivité
Nous assurons après les différentes étapes de notre intervention de reliure un collationnement précis de la présence physique d’un acte papier dans le fonds documentaire de l’étude en conformité au répertoire officiel, permettant ainsi au notaire de remplir sa responsabilité de conservation des actes signés par l’office.
Optimiser les mètres carrés au sein de l’étude notariale
La reliure des actes notariaux papier offre un gain de place de l’ordre de 20 à 30 % par rapport aux autres systèmes (boîtes archives, classeurs à vis, etc.). Par exemple, un minutier de 5 ml permet de conserver environ 500 livres, soit 350 000 feuilles, et n’occupe au sol que 1 m2. C’est aussi le gage de bibliothèques et d’étagères bien rangées que collaborateurs et clients ont plaisir à regarder.
Faciliter la recherche et la consultation des documents originaux
Une fois reliés, les documents originaux sont plus facilement consultables. Grâce à un classement optimisé dans les minutiers, l’acte recherché est forcément au bon endroit. Les recherches d’originaux sont bien plus rapides et les collaborateurs ne perdent plus de temps à les retrouver dans des salles d’archives encombrées.
Pérenniser la conservation des actes notariaux
Grâce à la reliure de ses actes papier, l’étude notariale les préserve de dégradations accidentelles ou naturelles. En effet, le papier relié étant compressé, le manque d’oxygène entre les feuilles évite d’avoir une prise au feu. Les actes papier sont ainsi conservés de manière plus sécurisée.
La reliure des actes notariaux selon Xelians
Depuis plus de 20 ans, Xelians accompagne les offices notariaux dans la gestion complète de leurs fonds documentaires. La prestation de reliure des actes (préparation, encollage, entreposage…) est réalisée en toile ou en cuir par du personnel qualifié et expérimenté sur tout le territoire.
Une équipe de relieurs professionnels intervient en toute autonomie :
- Pointage minutieux des actes avant de les relier sur l’un des sites de Xelians Notariat ou directement à l’étude
- Collationnement effectué en conformité avec le répertoire officiel de l’étude notariale
- Identification des actes manquants par l’opérateur dès la phase de démarrage, etc.
De nombreux notaires font appel à l’expertise de Xelians. Chaque année, des milliers de livres sont réalisés au format standard ou dans d’autres formats sur demande, et même avec un découpage sur-mesure. Une pièce de titre est apposée sur le dos de chaque livre afin d’identifier la période concernée.
Clef de voûte de la réorganisation documentaire au sein des études notariales, la reliure s’impose donc comme un moyen de faire le lien entre le notaire « zéro papier » et la tradition de l’acte notarié.
Les bénéfices de la reliure à retenir
- Exhaustivité et collationnement de vos actes
- Gain d’espace à l’étude notariale
- Conservation optimisée
- Mise en valeur des actes
- Élégance des rangements
- Fabrication de qualité par des relieurs professionnels
