Notaire : le digital au service du conseil sur mesure !
Valoriser le conseil en le rendant plus précis et pertinent nécessite d’automatiser et d’externaliser certaines tâches. A l’aide de la digitalisation, les notaires peuvent libérer du temps pour le mettre à profit du conseil sur mesure.
La transformation digitale est opérée par un bon nombre d’études notariales, notamment pour augmenter leur efficience organisationnelle. En effet, la dématérialisation de l’office permet d’atteindre des objectifs de fluidité organisationnelle favorisant l’exercice quotidien du notariat.
En la matière, les offices notariaux ont plus spécifiquement des besoins récurrents autour de deux axes majeurs.
1. La chaine de confiance documentaire
- Stockage et conservation
La conservation des actes doit être assurée pendant 75 ans (100 ans pour les actes concernant les mineurs). Au format papier, ces documents constituent une volumétrie importante et leur conservation occupe des mètres carrés. La délocalisation des archives physiques auprès d’un tiers de confiance peut être parfois nécessaire pour libérer de l’espace. Pour les offices notariaux qui n’ont pas cette problématique de place ou qui ne souhaitent pas confier leurs fonds documentaires à une tierce partie, relier les actes originaux dans des livres personnalisés et assemblés par des relieurs professionnels offre une alternative.
- Numérisation et indexation du passé papier
Transformer tous documents papier en fichiers numériques est nécessaire pour les conserver dans une base propriétaire. En choisissant de poursuivre l’enrichissement de cette base avec leurs Actes Authentiques Electroniques (AAE) les notaires disposent d’un véritable moteur de recherche qu’ils maitrisent, organisent et font évoluer comme ils le souhaitent.
- Exhaustivité et accessibilité
Un Acte Authentique d’aujourd’hui est un acte qui demain sera recherché puis consulté. Aussi, son accessibilité (tant au format numérique que physique) garantit une autonomie des notaires dans la gestion de leurs actes. Par ailleurs, l’ensemble des documents notariaux numérisés dans une base de données propre à l’étude permet aux collaborateurs de travailler à distance.
2. La recherche de leviers de productivité
- Gestion du temps et des ressources
Mieux gérer le temps et les ressources disponibles tels sont les nouveaux enjeux des études notariales. Par ailleurs, réduire l’étau administratif en automatisant et en fluidifiant certaines tâches permet aux notaires d’être plus disponibles pour délivrer un conseil sur mesure.
- Pérennité de la relation client
Avec davantage de notaires présents sur le territoire, la relation client devient un axe stratégique et un vecteur de différenciation pour les études notariales. Les clients sont demandeurs de conseils personnalisés, d’un service rapide, simple et transparent. Le défi du notariat d’aujourd’hui et de demain sera de concilier cette simplicité, convivialité et rapidité de service avec les exigences de sécurité requises par la profession.
- Fidélisation des collaborateurs
La fidélisation des collaborateurs est également une nécessité dans un secteur qui fait face à la pénurie de certains profils indispensables, comme les formalistes ou encore les comptables taxateurs. Optimiser l’expérience collaborateur en facilitant le travail collaboratif et en supprimant les tâches à faible valeur ajoutée permet de limiter le turn-over.
- Vers l’étude notariale 2.0
Quelle que soit leur maturité digitale, les études notariales, ont tout intérêt à choisir des outils digitaux qui les rend plus efficientes. Le choix d’un partenaire de confiance proposant des solutions sur mesure est ici essentiel.
Fort de plus de 20 ans de collaboration avec les notaires, Xelians Notariat accompagne les études notariales dans leur transition digitale, en conformité avec le cahier des charges et la charte de Qualité des Instances Notariales. Ce partenaire apporte des réponses concrètes aux enjeux de dématérialisation des processus métiers et documentaires des notaires.
De la numérisation des documents (actes, dossiers, pièces comptables) à la mise en place d’un minutier électronique, en passant par la reliure et l’archivage physique, Xelians Notariat propose une offre globale de solutions, prestations et de services. Ses solutions ont reçu en juin 2021 le label ETIK, instauré par le Conseil Supérieur du Notariat.
