Comment un système d’archivage électronique (SAE) permet de garantir l’intégrité des documents
Un Système d’Archivage Electronique (SAE) est une solution logicielle permettant à une entreprise de conserver des documents électroniques et de garantir le maintien de leur valeur probante, répondant en cela aux obligations légales des entreprises en cette matière.
Que permet-il d’apporter à vos documents ?
Provenant d’un système d’information externe (ERP, Gestion RH, chaine de numérisation …) ou déposé via l’IHM web, un document déposé dans un SAE subit plusieurs contrôles :
- L’authenticité des documents est vérifiée, notamment au moyen de signatures électroniques, afin de prouver qu’il s’agit bien d’une copie numérique de l’original certifiée. Il est décrit par ses métadonnées et les informations constituant son cycle de vie : sa date et heure de création, sa durée de conservation et son sort final, c’est-à-dire si à la fin de sa conservation dans le SAE, il pourra être détruit.
- La pérennité est assurée en apportant un soin particulier quant au choix des formats des documents, afin que ceux-ci puissent être consultés par les logiciels disponibles tout au long de leur conservation.
- L’ intégrité est vérifiée, vis-à-vis de son empreinte numérique initialement communiquée, lors de chaque opération effectuée sur ce document : dépôt, consultation, restitution, élimination et également de manière périodique. Ainsi, le SAE garanti que le document n’a pas été altéré lors de sa conservation.
En quoi consiste son fonctionnement ?
La consultation des documents s’effectue au travers d’interfaces sécurisées et par des utilisateurs préalablement habilités, garantissant la confidentialité des informations conservées.
Le SAE se doit de proposer des conditions de réversibilité des archives dans des formats normés et intelligibles.
Enfin, toutes les actions effectuées dans le SAE sont tracées dans des journaux eux même scellés.
Toutes ces mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre par le SAE sont décrites dans la norme NF Z42-013 éditée par l’AFNOR.
L’ AFNOR a attribué au SAE Xelians Archives Management, la certification NF 461 qui sanctionne le respect des spécifications par l’organisme opérant le SAE au terme d’un audit de son organisation et de ses systèmes.
Cette certification garantit aux clients de Xelians que les documents à valeur probante qui lui sont confiés sont conformes à la loi.
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