Métiers du droit : optimisez votre activité juridique grâce à l’archivage physique
Pour les métiers du Droit, la gestion de l’archivage des actes, procès-verbaux, constats, minutes papier… est contraignante.
Avocats, notaires, huissiers, doivent respecter les obligations légales et réglementaires liées à leur profession en matière d’archivage ainsi que des durées de conservation des documents très longues entre 10 et 75 ans. Ils sont aussi tenus de garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité de leurs archives.
Repenser l’archivage physique
Les cabinets d’avocats et les offices notariaux traitent encore des volumes importants de documents au format papier, qui ne sont pas toujours conservés dans des conditions optimales, notamment pour prévenir un sinistre comme une inondation ou un incendie.
Ce sont aussi des dizaines de m2 qui sont dédiés exclusivement aux archives alors qu’ils pourraient être utilisés à meilleur escient.
En outre, le RGPD impose des mesures de sécurité supplémentaires contre les risques de vol ou de divulgation non autorisée.
Gérer en toute autonomie ses archives physiques
Xelians propose plusieurs prestations d’archivage :
- Externalisation des archives sur un site de conservation
- Demande de consultation
- Remise en archive
- Achat de fournitures complémentaires
Conserver ses archives physiques sur des sites hautement sécurisés
Xelians détient 35 sites de conservation hautement sécurisés et répartis dans toute la France.
Ils sont dotés de :
- Un système de détection et protection incendie
- Un contrôle d’accès
- Des alarmes anti-intrusion
- Un système de protection contre toutes autres nuisances (lumière, humidité, parasites, écarts de températures, etc…)
Le groupe dispose également de toutes les certifications nécessaires :
- NF 342 et NF Z 40-350 sur ses prestations d’archivage et de gestion externalisées de documents,
- ISO 9001 pour le système de management de l’ensemble des activités de Xelians,
- ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information.
L’externalisation des archives chez un prestataire qui possède des sites de conservation hautement sécurisés est alors une première étape pour répondre à ces enjeux.
Néanmoins, avec la digitalisation des processus métiers dans le secteur juridique, il n’est plus simplement question de pouvoir archiver les dossiers papiers.
Les professionnels du droit ont des besoins spécifiques et récurrents autour de 2 axes majeurs : la chaine de confiance documentaire et la recherche de leviers de productivité.
Valorisation des fonds documentaire grâce à la digitalisation
Les professionnelles du secteur juridique produisent, exploitent, consultent et partagent des documents engageants tous les jours. La digitalisation de leurs métiers (signature électronique, système d’archivage électronique etc.) s’impose de plus en plus pour améliorer leur agilité et leur productivité.
Cependant, les dossiers papier déjà établis doivent être également inclus dans les projets de dématérialisation.
Transformer les documents papier au format numérique est indispensable pour mener à bien une stratégie digitale solide et pérenne.
Numériser ces documents avant de les archiver représente aussi de nombreux avantages :
1. Amélioration de l’accessibilité :
Les avocats, juges, notaire, clients et autres parties prenantes peuvent désormais accéder aux informations juridiques essentielles en quelques clics. Le temps dédié à la recherche manuelle est considérablement réduit.
De plus, la numérisation des dossiers facilite aussi :
- L’accès à la base de données par tous les collaborateurs.
- L’autonomie et la liberté de consulter à tout moment et de n’importe où les documents
2. Réduction des coûts
Les espaces dédiés à la conservation des documents sont grandement diminués. Plus besoin de garder les documents à portée de main pour les consulter.
3. Renforcer la sécurité
Les documents numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité avancées, ce qui évite les risques de perte, de vol ou de destruction des documents papiers.
De plus, la sécurité du document peut être renforcée via une numérisation fidèle du document couplé par la conservation de celui-ci dans un système d’archivage électronique (SAE).
La numérisation fidèle consiste à reproduire à l’identique un document papier via des processus de numérisation certifié. La certification NF 042-026 définit les critères nécessaires pour obtenir une copie fidèle du document.
La numérisation fidèle assure que les documents conservent leur caractère authentique et inaltérable, ce qui est essentiel dans un environnement ou l’intégrité et la véracité des informations sont de la plus haute importante.
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Numérisation fidèle : Transformez vos documents en atouts numériques |
Optimiser la gestion et la sécurité de vos documents numériques grâce à la conservation dans un système d’archivage électronique (SAE)
Le système d’archivage électronique (SAE) permet quant à lui de stocker, organiser, rechercher et sécuriser les documents. Il garantit également la fiabilité et l’intégrité du document sur le long terme.
La mise en place d’un SAE permet :
1. Un gain de temps et d’espace assuré
- Recherches simplifiées et plus rapides des documents
- Diminution du coût lié à l’utilisation des mètres carrés dédiés au stockage
2. Une sécurité documentaire garantie
- Document toujours à portée de main
- Exhaustivité et conservation réglementaire
3. Une collaboration facilitée & un management optimisé
- Accessibilité à la base de données par tous les collaborateurs
- Autonomie et liberté de travailler à distance
Xelians propose son SAE, Xelians Archives Management pour permettre aux professions du secteur juridique d’optimiser la gestion du cycle de vie de leurs archives et préserver la valeur probante de celles-ci.
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