Pourquoi dématérialiser ses factures ?
Réduction des délais de règlement, suppression des tâches répétitives liées à la facturation, élimination des erreurs de saisie, baisse des coûts… Autant de gains qui incitent les entreprises à dématérialiser leurs factures.
Une dématérialisation qui répond à la fois aux enjeux de la transformation digitale et aux obligations légales, avec notamment la généralisation des factures électroniques dans la sphère professionnelle à l’horizon 2024.
Dématérialiser les factures revient à créer des factures électroniques qui sont émises, reçues et conservées au format électronique. Des exigences de sécurité (article 289-V du CGI) doivent aussi être respectées pour qu’une facture puisse être éditée électroniquement.
L’entreprise doit garantir:
- l’authenticité de la pièce d’origine,
- l’intégrité du contenu,
- et la lisibilité de la pièce.
Pour ce faire, l’entreprise peut recourir à l’une des trois voies de facturation :
- le PDF simple,
- le PDF signé électroniquement,
- ou l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures.
QUELS SONT LES GAINS DE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE ?
La première raison d’être de la facture électronique est la suppression du papier : adieu paperasse et pertes de temps liées à l’impression et l’envoi des factures.
Des gains de productivité qui sont synonymes d’économies pour les entreprises :
- Le coût moyen de traitement d’une facture papier (de la réception au paiement) est d’environ 14 euros par facture.
- La facture électronique permet d’économiser 10.90€ par facture.
- Le temps de traitement d’une facture électronique est réduit d’environ 30%.
- La facture électronique fait diminuer de 12% les retards de paiement.
Outre les économies apportées par l’automatisation du traitement des factures, la dématérialisation des factures améliore aussi la relation client et renforce la confiance avec les partenaires et le fournisseurs.
OÙ EN EST-ON DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES ?
En France, près de 2,5 milliards de factures sont échangées par an. Mais, seulement 15% des factures sont électroniques.
Le papier reste le format privilégié pour 94% des entreprises. Mais si les entreprises se sont jusqu’à présent montrées plutôt frileuses vis-à-vis de la dématérialisation des factures, la crise sanitaire pousse à la digitalisation de la facturation dans une logique d’optimisation des coûts.
En outre, le télétravail a accéléré la mise en place d’outils pour réceptionner et envoyer les factures par ordinateur.
LA FACTURE ÉLECTRONIQUE VA-T-ELLE DEVENIR OBLIGATOIRE ?
Depuis le 1er janvier 2020 (Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014), la facture électronique est déjà la règle dans le secteur public, pour les fournisseurs et prestataires qui ont pour clients des collectivités territoriales et des établissements publics (hôpitaux, ministères, etc.).
Entre 2024-2026, elle doit s’étendre à tous les contrats privés.
En effet, l’article 153 de la loi de finances pour 2020 du 28 décembre 2019 stipule l’obligation de facturation électronique dans les relations interentreprises, au plus tôt à compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises et au plus tard à compter du 1er janvier 2026 pour les TPE et PME.
POURQUOI METTRE EN PLACE UNE SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES ?
Une solution de dématérialisation des factures permet de tracer et de documenter chaque étape du process de traitement d’une facture :
- date de saisie,
- emplacement,
- dernier utilisateur à y avoir eu accès…
Certaines solutions, telles que celle de Xelians, assurent l’archivage des factures dans un SAE certifié pour préserver leur intégrité.
Par exemple, au CHU de Brest les factures fournisseurs sont dématérialisées. Elles sont ainsi toutes traitées numériquement (papier, mail, Chorus) de bout en bout. Cette automatisation des flux de traitement a engendré :
- un gain de temps significatif au quotidien,
- une amélioration des règlements via les échanges avec la trésorerie payeur (PES v2),
- un meilleur pilotage et une meilleure maîtrise de la relation fournisseurs.
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