Quels sont les avantages du SaaS pour la gestion des processus documentaires ?
La pandémie et la généralisation du télétravail ont fait naître un besoin de continuité de service auprès des entreprises. Pour ne pas freiner le business, il était primordial de donner aux salariés les moyens nécessaires de travailler à distance.
Le SaaS (Software as a service) répond clairement à ce besoin de deux manières : l’accessibilité et la collaboration.
Des documents accessibles à tout moment pour plus d’agilité
En rendant accessible son fonds documentaire 24h/24 et 7j/7, l’entreprise permet à ses collaborateurs de préserver l’activité : les projets stratégiques continuent de se déployer, les ventes se poursuivent, la comptabilité continue de facturer etc… l’entreprise n’est donc pas paralysée, mieux elle est agile !
Par une simple mise à disposition de documents, l’entreprise déporte le contenu mais surtout conserve l’ensemble de ses habitudes de travail. Les collaborateurs peuvent ainsi consulter, partager les documents, demander ou transférer des tâches, lancer des workflows… depuis chez eux ou ailleurs !
Limiter la perte de document pour gagner en sécurité
Le SaaS apporte également une traçabilité et une fiabilité des processus. En effet, la perte de documents est limitée voire enrayée grâce à la digitalisation du fonds documentaire et des droits d’habilitation qui y sont associés.
De plus, toutes les opérations réalisées sont tracées, permettant ainsi de garantir un niveau de sécurité élevé. Grâce à des reportings précis et en temps réel, l’entreprise dispose alors de la visibilité nécessaire pour prendre les bonnes décisions au meilleur moment.
Connecter diverses applications pour une expérience plus fluide
« L’expérience collaborateur » est aussi un challenge à relever. En proposant une interopérabilité forte des applications, l’entreprise propose un réel confort de travail à ses collaborateurs. Ils évitent d’ouvrir et de fermer diverses applications métiers ou ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégrée) et peuvent ainsi vivre une expérience intégrée de qualité.
Accompagné de ses différents modules, le mode SaaS donne également l’opportunité d’adapter les outils de travail. Depuis un socle commun, il est possible d’acheter des modules complémentaires afin de personnaliser l’outil de travail aux exigences d’une population concernée ou d’un métier visé.
L’investissement consacré au basculement de la gestion documentaire en mode SaaS sera rapidement amorti par les gains de productivité qui y sont dégagés.
Optimiser ses coûts pour améliorer sa productivité
A l’inverse de l’« on premise », le mode SaaS permet de se décharger des coûts de maintenance, d’exploitation, de paramétrage technique et d’infrastructure. Ainsi, il devient possible de se concentrer sur des missions SI à plus forte valeur ajoutée tout en maintenant un niveau de sécurité et de services important.
La souscription à un abonnement SaaS, permet également une meilleure anticipation des investissements IT. Par une bonne maîtrise de sa trésorerie, il devient alors envisageable de continuer d’investir et d’innover. Or réinventer son activité, faire preuve d’agilité, miser sur une collaboration solide seront clairement les armes nécessaires pour braver la récession ou le ralentissement économique qui peut suivre la pandémie.
Contactez nos expertsDécouvrez notre solution de Gestion Electronique de Documents
