Quels sont les enjeux de l’archivage ?
Il est indispensable de bien archiver vos documents quelques soient leur format : emails, factures dématérialisées, flux numérisés, documents juridiques, originaux papier etc. Certaines entreprises préfèrent conserver leurs archives à proximité pour éviter d’en perdre la maîtrise. Pourtant, c’est justement parce que ces archives sont importantes que l’externalisation peut être une bonne solution.
Bien plus qu’une simple contrainte légale, l’archivage de documents répond à des enjeux essentiels et peut apporter une réelle valeur ajoutée à votre organisation.
A ce titre il est essentiel de choisir un prestataire fiable et partenaire de confiance pour vous accompagner dans votre gestion documentaire.
Mais alors quels sont les principaux bénéfices de l’archivage pour votre entreprise ?
Conformité et maîtrise de vos risques
Archiver c’est :
- Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d’archivage légale
- Protéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire
- Maîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité
Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire les documents indispensables lors d’un contrôle administratif, d’un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre.
Vous devez donc sécuriser vos documents afin qu’ils ne soient pas détruits (inondation, incendie…), perdus ou volés. Vous devez également être capable de prouver que vos documents n’ont pas été falsifiés, involontairement ou non.
Archiver dans les règles de l’art implique la mise en œuvre de moyens adaptés à vos documents papier et/ou numériques, et à vos besoins en termes de consultation, de confidentialité etc.
De plus, vous n’avez besoin d’archiver que les documents utiles dans le cadre de votre activité ou au titre de la preuve. Conserver tous vos documents est coûteux en place et en budget. Cela implique de trier vos dossiers en amont afin de ne conserver que les documents indispensables. Ce principe est encore plus vrai depuis l’entrée en application du RGPD sur la protection des données personnelles.
Toutefois, les règles de gestion applicables sont les mêmes quel que soit le support de vos documents. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie globale et homogène : durées de conservation, description des documents, règles de confidentialité… pour faciliter le travail de vos collaborateurs au quotidien, en toute sécurité.
Optez pour des solutions éprouvées et conçues selon les bonnes pratiques d’archivage (Records Management…) mais également pour la sécurité en bénéficiant d’infrastructures adaptées et dédiées à l’externalisation d’archives : entrepôts spécialement conçus, environnements spécifiques selon la nature de vos documents, par exemple pour les archives sensibles, coffre-fort numérique, dispositifs de sécurité, serveurs informatiques…
Par ailleurs, l’externalisation de votre archivage électronique et physique vous assure leur disponibilité et leur exploitabilité (Maintien du service pour une disponibilité 24/24 et 7/7, nouvelles fonctionnalités, migrations techniques prises en charge par les équipes techniques du tiers archiveur…)
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Guide des durées légales de conservation des documents |
Qualité et optimisation de votre fonctionnement
L’archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité.
Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale. Au-delà de l’archivage, il est donc recommandé de réfléchir plus largement à votre stratégie de gestion des documents, afin d’intégrer si besoin la numérisation, la dématérialisation de vos processus…
En optant pour l’externalisation des archives numériques et physiques, l’objectif principal sera avant tout de vous reposer sur des experts aux compétences variées (archivistiques, documentaires, logistiques, informatiques).
De plus, tout au long de votre projet de gestion des archives, bénéficiez de l’expertise de professionnels au fait des dernières évolutions technologiques et réglementaires.
Résultat : Du temps gagné pour vous consacrer pleinement à votre activité professionnelle en toute sérénité !
Efficacité et optimisation de vos coûts
Tout d’abord, choisissez des solutions d’archivage évolutives capables de répondre à vos besoins sur le long terme. Dès la mise en place de votre politique d’externalisation, vous bénéficiez d’infrastructures mutualisées (locaux, personnel, informatique…) et récupérez des surfaces de bureau.
Mais ce n’est pas tout, avec cette nouvelle stratégie, vous limitez vos investissements en interne ainsi que les mises à niveau régulières (R & D, veille technique, normative et réglementaire…).
Enfin, l’archivage est créateur de valeur ajoutée pour votre organisation : efficacité accrue, gain de temps, optimisation de vos surfaces de stockage, satisfaction de votre clientèle…
Les archives remplissent donc une triple fonction. Elles sont à la fois :
- Vecteur de communication
- Moyen de preuve
- Outil de mémoire
Face à tous ces enjeux, il est essentiel de savoir comment archiver et de respecter certaines règles afin d’archiver de façon optimale, notamment en respectant les principes du Records Management.
Outre des solutions d’accompagnement et de gestion opérationnelle de vos archives, Xelians propose des prestations de services documentaires, d’archivage physique et numérique afin de prendre en compte l’ensemble de vos besoins.
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