Quels sont les risques qui menacent vos archives ?
Une entreprise doit conserver des documents parfois pendant toute la durée de l’existence de l’entreprise. Des documents qui peuvent être au format papier ou numérique. Alors les entreprises sont obligées d’archiver ces documents pour pouvoir les consulter ou les récupérer en cas de nécessité.
Néanmoins, préserver l’intégrité de ces documents papiers n’est pas toujours pas facile. Il existe un certain nombre de risques liés à la conservation de ces archives physiques :
1. Un sinistre
Au sein de vos locaux, vos archives peuvent être victime d’un sinistre (par exemple un incendie ou une inondation), ou à des risques biologiques (détérioration par des rongeurs, contamination par des moisissures ou des insectes) qui peuvent détruire ou fortement endommager vos archives. Enfin, une perte des documents fiscaux ou confidentiels peut avoir de graves conséquences sur votre entreprise.
Externaliser vos archives sur un site sécurisé et certifié, permet de limiter les risques de dégradation de vos archives.
Certains sites de conservation sont hautement sécurisés afin de limiter les risques matériels :
- système de détection
- protection incendie
- contrôles des accès
- alarmes anti-intrusion
- systèmes de protection contre toutes autres nuisances
2. L’accessibilité des documents
Retrouver un document peut vite s’avérer difficile. Certaines archives sont parfois entassées les unes sur les autres dans des cartons disposés en sous-sol ou sur des étagères.
Or, dans certains sites de conservation, les cartons sont bien identifiés par le personnel grâce à un système de codes-barres.
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Guide des durées légales de conservation des documents |
3. La fuite de vos documents
Dans la majorité des entreprises, la pièce dans laquelle les archives sont conservées n’est pas équipée d’un contrôle d’accès ni de caméras de surveillance. Cela permet donc à tous les collaborateurs d’accéder aux archives, même les plus sensibles ! La fuite d’un document confidentiel vers la concurrence par un collaborateur malveillant reste une possibilité.
Au sein d’un site de conservation, l’anonymisation des cartons rend difficile la possibilité de vol d’un document, Ces sites disposent d’un contrôle d’accès performant. Le personnel est soumis au secret professionnel en signant un engagement de confidentialité.
4. Un manque de place
Vous conservez de plus en plus de documents et vous consacrez une ou plusieurs pièces pour vos archives, il est possible qu’au fil du temps vous manquiez de place pour conserver la totalité de vos archives physiques. L’externalisation de vos archives permet de résoudre votre problème d’espace. Cette solution possède de nombreux avantages aussi bien en termes de sécurité que d’optimisation de l’espace de travail.
Vous souhaitez préserver vos archives contre tout type de risques ? Chez Xelians, en tant que tiers archiveur, nous vous proposons une solution complète pour externaliser vos archives physiques dans nos sites de conservation dédiés.
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