Qu’est-ce qu’une approche ECM ?
ECM : tout comprendre de l’Enterprise Content Management
De nos jours, les entreprises sont confrontées à la multiplication des contenus. Fichiers, site web, factures, données clients, messages… Toutes ces informations ne font que croître, ont des structures hétérogènes, proviennent de différents canaux et peuvent concerner plusieurs services. Autant de propriétés qui rendent leur gestion très difficile à l’échelle de la société. Face à cette complexité, il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie globale pour exploiter au mieux ces données. C’est ce problème que tente de résoudre l’ECM, ou gestion de contenu d’entreprise.
ECM : qu’est-ce que c’est ?
La démarche Enterprise Content Management (ECM), ou Gestion de Contenu d’Entreprise en français, est une approche globale de la gestion de l’information de l’entreprise.
Elle permet de prendre en compte l’ensemble des contenus, structurés ou non, quelle que soit leur provenance, en particulier dans un contexte multicanal. Son objectif est d’intégrer tous les documents et toutes les données dans un référentiel commun, pour les organiser intelligemment en fonction de leurs usages et de leur cycle de vie. Cela permet de faciliter leur exploitation par les équipes. Elle consiste donc notamment à optimiser les processus métiers et à fournir des outils collaboratifs pertinents.
En déployant un logiciel ECM, l’entreprise gagne donc notamment en efficacité, en collaboration et en optimisation des coûts. Mais de telles évolutions peuvent être difficiles au sein des équipes, et il est donc indispensable de les inscrire dans un véritable accompagnement au changement, pour obtenir l’adhésion de tous.
Par conséquent, il est recommandé de s’entourer d’experts pour mener à bien cette transformation.
GED et ECM, quelles différences ?
On a parfois tendance à confondre l’ECM avec le Gestion Electronique des Documents (GED). Mais en réalité, ces deux notions sont très différentes.
Comme évoqué précédemment, l’ECM constitue une stratégie de gestion de l’ensemble des contenus de l’entreprise. Le Système de Gestion de Contenu d’entreprise, lui, est uniquement une application, ou un logiciel, permettant de créer, modifier, consulter, etc., des textes ou des médias.
Une démarche d’ECM peut donc s’appuyer sur des CMS, en tant qu’interfaces pour les membres de l’entreprise, afin de leur permettre entre autres d’accéder aux différentes informations.
De plus, l’ECM va plus loin que les contenus créés via un SGC. Elle doit également prendre en compte les documents non structurés, numériques ou physiques, et les intégrer dans une base commune. De cette façon, le Système de Gestion de Contenu d’entreprise n’est qu’une des multiples briques logicielles qui composent une stratégie d’ECM.
La GED s’intéresse quant à elle principalement au traitement des documents numériques de l’entreprise. En clair, une solution GED aura pour objectif de classer les documents par pertinence en fonction des outils, des spécificités métiers, des spécificités techniques…
Une approche qui a ses avantages
Mettre en place un logiciel ECM permet donc de se consacrer à l’ensemble de la gestion de l’information dans l’entreprise et de s’affranchir au maximum des problèmes techniques. Les bénéfices pour l’entreprise sont :
- Une efficacité optimale du personnel et des différents métiers de l’entreprise
- Une optimisation des coûts
- La mise en place d’un environnement optimale pour la gestion de la relation client
- Une réelle solution pour pallier aux problèmes techniques métiers
- Plus d’intelligence collective et de travail collaboratif au service de l’entreprise
Mais aussi quelques limites
Les freins humains au changement et aux transformations liées à l’utilisation d’un logiciel ECM sont les limites les plus courantes. La modification des habitudes de travail et des modes d’usages (plan de classement personnel, gestion des projets ou des clients…) en est un exemple concret.
Déployer une démarche ECM doit être préparé en amont. Cela nécessite une réelle sensibilisation des salariés et des formations pour les rassurer. Cette démarche peut demander de grands changements dans les habitudes et elle doit permettre à la société de briser toutes les résistances humaines présentes face au partage de l’information.
Au-delà de la possibilité de freins humains à la démarche de l’Enterprise Content Management, l’ambition de l’entreprise quant à ce changement et donc la forme que va prendre sa plateforme finalisée d’ECM peut là aussi engendrer des limitations. Par exemple, la restriction d’évolution du logiciel ECM au niveau des fonctionnalités, des outils ou encore des usages peut avoir de lourdes conséquences par la suite.
Pour éviter que ces limites prennent formes durant votre projet ou après sa mise en place, vous pouvez faire le choix d’être accompagné par des experts dans votre gestion de contenu d’entreprise.
Contactez nos expertsDécouvrez notre prestation d’accompagnement documentaire
