Saas ou On Premise : quel modèle choisir pour une GEC ?
Une Gestion Electronique de Courrier (GEC) peut aujourd’hui être proposée en mode On Premise ou en mode SaaS. Autrefois rarissime, le mode SaaS commence même à faire des émules…
SAAS ET ON PREMISE, KESAKO ?
Le mode SaaS (Software as a Service) est une solution logicielle installée sur des serveurs distants, plutôt que sur les postes de travail, utilisable en ligne (on parle aussi de Cloud ou de on demand). Les organisations souscrivent à un abonnement mensuel auprès de l’éditeur/hébergeur, dont le tarif est proportionnel à son utilisation. Grâce au mode SaaS, les coûts d’acquisition de matériel, de maintenance, de licence de logiciel, d’installation et de support sont considérablement réduits.
On accorde plusieurs autres avantages au mode SaaS :
- Une gestion automatisée des mises à jour du logiciel
- Un accès aux applications n’importe où, n’importe quand
- Une utilisation en simultanée par des milliers d’utilisateurs
- La liberté de résilier l’abonnement à tout moment
- Un budget mieux maîtrisé
Mais aussi des inconvénients potentiels :
- Dépendance à des fournisseurs externes
- Interruption du service en cas de faille de sécurité
- Sécurisation des données de l’entreprise
A contrario, les solutions On Premise sont installées et opérées sur l’infrastructure du client, suite à l’acquisition d’une licence auprès de l’éditeur. Le logiciel est acquis pour une durée illimitée. L’organisation bénéficie des dernières améliorations et mises à jour, dans le cadre du contrat de maintenance signé avec l’éditeur.
Le mode On Premise possède ses propres atouts, comme :
- La localisation en interne des données, un critère impératif pour le secteur public
- L’accessibilité des données en cas d’absence de connexion
- L’amortissement rapide de la solution
- Aucun frais d’hébergement
Côté inconvénients, on peut notamment souligner :
- Des frais supplémentaires pour l’acquisition des mises à jour et nouvelles versions
- L’achat de matériels adaptés
- Les coûts de formation du personnel
SAAS VS ON PREMISE : OÙ SE SITUE LA BALANCE POUR UNE GEC ?
Dans le cadre de la GEC, il faut aussi mettre en balance les critères suivants :
- Confidentialité des données : Ce critère ne fait pas forcément pencher en faveur du mode On Premise. Mieux vaut un SaaS bien sécurisé qu’une installation interne ouverte aux quatre vents.
- Volumes : Pour une réactivité maximale, avantage au On Premise. Dans une GEC, de gros volumes de documents sont partagés, ce qui nécessite une bande passante conséquente.
- Intégration au Système d’Information : Un grand compte ou une grosse collectivité au SI complexe trouveront plus d’intégration et de souplesse en On Premise.
- Mises à jour : La GEC évolue rapidement. Le mode SaaS inclut des montées de version, mais attention en mutualisé tout le monde migre en même temps.
- Récupération des données : Dans un mode SaaS, il faut bien veiller à pouvoir rapatrier les données en cas de besoin, et porter une grande attention à la réversibilité. Un logiciel Open source proposé en SaaS offre à ce titre la garantie de retrouver à la fois les données et le logiciel.
LE GAGNANT EST…
Ni l’un, ni l’autre… Le choix du mode Saas ou On Premise dépend des organisations concernées. Par exemple, les petites collectivités, TPE/PME se tourneront plus facilement vers une GEC en SaaS car elles n’ont ni les ressources informatiques, ni les compétences humaines pour opérer de telles solutions. Le mode On Premise a toutefois encore de beaux jours devant lui. C’est encore le mode favori du service public, dont la politique interne concernant la protection des données est plus stricte. Le secteur privé apprécie aussi de conserver en interne des données relatives au fonctionnement de l’entreprise. L’aspect financier est aussi un autre critère déterminant. Mais, le choix n’est plus systématique, car de plus en plus d’éditeurs sont désormais en mesure de proposer des solutions hybrides.
