L’essentiel
- Société : Ville de Claye-Souilly
- Secteur : Secteur Public
à retenir :
- 12 486 habitants en 2017 pour Claye-Souilly
- 894 habitants en 2017 pour Gressy
Qui est le Syndicat Intercommunal ?
Le syndicat est composé de 2 communes (Claye-Souilly et Gressy) qui sont des communes françaises situées dans le département de Seine-et-Marne en région Île-de-France à côté de l’aéroport de Roissy.
État des lieux
Le syndicat intercommunal souhaite réaliser un tri et un inventaire des archives des deux mairies avant externalisation. L’objectif est de gagner de la place dans les locaux et de pouvoir accéder facilement aux archives au gré des besoins des communes.
Le syndicat cherchait donc un prestataire capable à la fois d’assurer le traitement documentaire et la conservation de ses archives dans un site sécurisé, agréé SIAF et basé en France pour la garantir la souveraineté de ses documents administratifs.
Quels sont les objectifs pour le Syndicat ?
- Gagner de l’espace
- Sécuriser les archives
- Accéder rapidement aux documents
La réponse de Xelians
Dans le cadre de l’externalisation des archives du syndicat intercommunal, Xelians a accompagné la mairie du tri à l’externalisation de ses archives.
L’objectif était d’apporter une solution globale répondant aux exigences des 2 mairies.
Les étapes clés du projet
- Tri et inventaire des archives par des archivistes experts pendant 9 jours
- Préparation à l’externalisation des archives : manutention, transport, conditionnement en conteneurs, etc.
- Prise en charge de 45 mètres linéaires
- Entrée des archives dans un de nos sites de conservation
- Destruction de 30 conteneurs
- Communication et réintégration des archives
Quels sont les bénéfices générés par le Syndicat?
- Gain d’espace : libération d’espace dans les deux mairies
- Pérennité des archives communales : conservation des archives dans des conditions optimales
- Conformité : sites agréés SIAF, Respect des durées légales de conservation des documents administratifs
- Réactivité : nos 35 sites sont tous basés dans l’hexagone
- Gain financier : réalisation d’économies
Quels sont les projets à venir avec le Syndicat ?
Le syndicat est un client actif depuis septembre 2019.