Foire aux questions
Cette segmentation permet de coller au plus près des besoins des utilisateurs grâce à une connaissance fine du fonctionnement de chaque univers. En effet, le logiciel de GED est paramétré de manière totalement personnalisée : plan de classement par typologie de documents, indexation, métadonnées descriptives permettant de rechercher un document, corbeille de réception, workflow de validation…
Dans ce contexte l’expertise métier du prestataire de GED permet un accompagnement réellement sur-mesure. Il est essentiel que les consultants et les utilisateurs parlent le même langage : vocabulaire, contexte réglementaire, processus métier… afin de co-construire une solution adaptée.
Un des points fort des GED métier est aussi la possibilité d’implémenter le classement automatique : lorsqu’un utilisateur intègre un nouveau document à la GED, celui-ci se classe automatiquement dans le dossier auquel il appartient, sans aucune intervention manuelle, via la récupération de données dans l’entête du document par exemple. Cette automatisation est facilitée si la GED « travaille » dans un métier unique, et permet de gagner du temps sur les opérations de classement et de recherche des documents.
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