Foire aux questions
Dématérialiser un document, c’est le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d’information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
Il est plus juste de parler de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents. En effet, dématérialiser implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents : tâches à réaliser, intervenants, outils mis en œuvre, procédures…
La dématérialisation n’est qu’un maillon dans la chaîne globale de gestion et de conservation des documents. Une fois les documents numériques générés, se posent plusieurs questions : qui pourra accéder aux documents, à l’information ? Comment ? Pour quoi faire : consultation, modifications, transfert, validation ? Comment seront conservés les documents numériques ? Pendant combien de temps ?
Parler de dématérialisation implique également de parler de Gestion Electronique des Documents (GED) et d’archivage électronique.
Mettre en œuvre la dématérialisation des factures implique la mise en place d’outil de GED afin d’automatiser la plupart des traitements à réaliser (transmission, validation…) grâce notamment à un dispositif de workflow.
Si les moyens techniques sont globalement les mêmes, on ne dématérialise pas de la même manière une facture fournisseur, une facture client, un bulletin de paye… car les traitements et la gestion de ces documents sont différents.