Foire aux questions
La numérisation des documents offre de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs documents et gagner en efficacité. Petit tour des principaux bénéfices :
- Facilitez l’accès à l’information pour les collaborateurs
Grâce à la numérisation, vos documents sont accessibles directement en ligne, et vous pouvez les consulter, les transmettre à un collègue etc.
De plus cet accès peut être partagé à tous les collaborateurs d’un même service par exemple, à condition qu’ils en aient le droit. Ainsi plusieurs personnes peuvent travailler simultanément en même temps sur les mêmes documents.
Attention toutefois, pouvoir accéder aux documents numérisés implique qu’ils soient correctement indexés et classés, comme pour des documents papier.
- Facilitez l’exploitation de vos documents
La numérisation ne consiste pas seulement à créer une copie numérique d’un document, mais aussi à en extraire les métadonnées qui seront utilisées plus tard pour sa recherche, via des outils de capture tels que LAD, RAD, OCR.
Ces métadonnées descriptives facilitent l’identification d’un document ou d’un groupe de documents. Par exemple un collaborateur peut rechercher le bulletin de paie d’un salarié déterminé, ou tous les bulletins de paie d’une période donnée…
- Favorisez la mobilité
Avec la numérisation des documents, accéder à l’information nécessite un simple accès à internet ! Portable, téléphone, tablette… vos collaborateurs peuvent se connecter à n’importe quel moment et où qu’ils soient pour consulter un document.
- Sécurisez vos documents en toute confidentialité
Avec la numérisation de documents, les originaux papier n’ont plus besoin d’être consultés. Plus besoin de chercher dans les dossiers physiques ou de demander une livraison si vous avez choisi la gestion externalisée de vos archives. Vous gagnez du temps, évitez les risques de perte de documents ou leur classement dans un mauvais dossier…
De plus, vous définissez très précisément les droits d’accès à vos documents en ligne. Par exemple vous pouvez restreindre l’accès aux dossiers des cadres dirigeants à une partie de votre service RH.