Foire aux questions
Plutôt que d’adopter une approche générique pour tous les documents, il est préférable d’analyser votre mode de fonctionnement et vos besoins en fonction de chaque typologie de dossiers ou de documents. Vous choisirez ainsi la solution la plus adaptée, pour un vrai gain d’efficacité et le meilleur retour sur investissement possible.
Voici quelques questions simples afin de bien cibler les documents à numériser :
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- Les documents sont-ils consultés très fréquemment ?
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- Les collaborateurs ont-ils besoin d’accéder rapidement à l’information ?
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- L’information doit-elle être partagée par plusieurs collaborateurs ou services et potentiellement sur plusieurs sites ?
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- Les dossiers sont-ils mis à jour régulièrement avec de nouveaux documents ?
- Certains documents sont-ils de nature sensible (sécurité, confidentialité) ou présentent-ils un risque particulier pour l’entreprise ?
Cela peut être le cas d’un contrat ou des factures portant sur un montant important par exemple, ou des documents de propriété intellectuelle comme les brevets… Dans ce cas, la numérisation fidèle peut être intéressante afin de constituer une copie fiable qui pourra être produite au titre de la preuve devant un tribunal.
Dans la plupart des cas, les documents numériques et physiques cohabitent, c’est pourquoi il est important d’organiser leur gestion de façon homogène afin de pouvoir les exploiter facilement, quel que soit le support concerné.