Archivage Électronique

L’évolution du cadre légal favorise la génération de documents numériques

La loi El Khomri démocratise le bulletin de paye électronique, la loi Macron généralise les factures dématérialisées, le règlement européen eIDAS promeut les services de confiance dont la signature électronique…

De plus l’essor de la « numérisation fidèle » incite les entreprises à mettre en place un processus sécurisé. Conformément à la norme NF Z 42-026, il est indispensable de pérenniser les copies numériques dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.

Face à cette dématérialisation croissante des documents engageants, il devient impératif de s’équiper d’un réceptacle sécurisé qui assure pérennité et intégrité, tout au long de leur durée de conversation.

Toute entreprise doit disposer des informations nécessaires à la bonne conduite de son activité pour :

• Faire valoir ses droits en cas de contentieux;
• Répondre à ses obligations légales de conservation des archives.

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Considéré comme un composant du système d’archivage électronique, le cadre normatif du coffre-fort est différent de celui d’un système d’archivage électronique. Il est donc essentiel d’en tenir compte dans votre choix de solution, si vos enjeux sont légaux.

Il ne faut pas confondre :

Cette dernière aura pour principale mission de simplifier le traitement des documents mais ne sera pas en capacité légale d’apporter une valeur probante aux documents sauvegardés.

Le SAE quant à lui a pour vocation de préserver la valeur juridique des documents engageants de votre entreprise au-delà de la durée de vie des systèmes producteurs, qu’ils proviennent de la GED ou d’autres applications.