Nous commençons par évaluer le site en analysant les volumes et l’état des documents à traiter (papier, numérique, actif, obsolète, etc.).

Cela permet d’identifier les espaces de stockage (archives, bureaux, salles dédiées) et de recenser les contraintes spécifiques, telles que la confidentialité, les délais légaux et la nature des documents sensibles. 

Ensuite, nous planifions le projet en définissant un calendrier avec des étapes clés et des objectifs (réduction des volumes, tri, conformité).

Nous identifions également les ressources nécessaires (équipe, matériel, transport). Enfin, les procédures de tri, d’archivage et de destruction sont établies et validées par les responsables internes du client. 

Nous débutons cette étape en informant les équipes par e-mails, affiches ou réunions sur les objectifs, consignes et bénéfices du Cleaning Day.

Cela permet de préparer les collaborateurs au processus. Nous organisons ensuite une formation pour sensibiliser les équipes au tri des documents, aux règles de conservation, et à la distinction entre les documents à conserver, détruire ou numériser. 

Enfin, nous attribuons des rôles aux collaborateurs et mettons à leur disposition l’expertise de nos archivistes et logisticiens pour garantir un soutien tout au long du processus. 

Organisation du tri : Nous mettons en place les outils nécessaires au tri (bacs, étiquettes, check-lists) et offrons une assistance sur le terrain pour garantir un tri conforme et efficace. 

Gestion des archives : 

• Archivage : Nous procédons au classement des documents dans des contenants appropriés, tout en mettant à jour l’inventaire et en intégrant les documents dans le système d’archivage du client. 

• Destruction : Nous identifions et détruisons de manière sécurisée les documents obsolètes ou sans valeur juridique. 

• • Numérisation : Nous scannons les documents sélectionnés et les intégrons dans le système d’information du client. 

Vérification post-tri : Nous effectuons un contrôle final pour vérifier que tous les documents ont été triés correctement et que les espaces de travail sont bien réorganisés. 

Production de livrables : Un rapport final est remis au client, incluant un inventaire détaillé, les certificats de destruction et des recommandations pour une gestion documentaire future. 

Débriefing : Nous recueillons les retours du client pour identifier les points d’amélioration pour les prochains projets. 

Support : Si nécessaire, nous assistons le client pour l’installation des archives dans leur nouveau site et les formons à l’utilisation des outils de gestion documentaire mis en place.