Organisez vos informations et vos documents pour une plus grande productivité.
Vrac numérique
Maitrisez votre patrimoine informationnel !
Tout savoir sur l'expertise
Mettez de l’ordre dans vos documents !
Le saviez-vous ? Aujourd’hui, le volume croissant de l’information et des documents internes à gérer constitue la priorité n°1 des entreprises.
Face à ce chaos numérique provenant de multiples sources, le phénomène du vrac numérique constitue la principale problématique à laquelle doit répondre la gouvernance de l’information.
Cette infobésité complexifie à la fois l’exploitation des données, leur gestion et leur conservation, et donc vous expose à des risques juridiques et financiers.
Qu’est ce que le vrac numérique ?
Lorsqu’il crée ou sauvegarde un document, l’utilisateur n’a pas forcément le temps, les moyens ou la connaissance pour appliquer la conformité réglementaire de son organisation ou préserver la confidentialité des informations des documents.
Chaque collaborateur produit ainsi un nombre considérable de fichiers et commet inévitablement des erreurs : mauvaise classification, nommage, doublons, problèmes de versionning…
Conservation de vos documents, quels sont les enjeux et les risques ?
Les organisations ont l’obligation de conserver les documents ayant une durée légale de conservation. Le respect de cette durée est d’autant plus complexe qu’elle est variable selon la nature du document : 5 ans (contrats de travail), 6 ans (documents fiscaux), 10 ans (comptes annuels)…
Risques financiers
Le vrac numérique peut exposer votre entreprise à de lourdes amendes :
- Non respect de la durée de conservation
- Perte de documents
- Non respect du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD)
- Etc…
Risques juridiques
Il est important de maîtriser les risques liés à votre activité et à la conformité de vos documents vis-à-vis de la législation. Certains documents sensibles peuvent engendrer des risques juridiques à votre entreprise :
- Contrat d’assurance inachevé ou abandonné
- Informations financières dévoilées
- Documents non conforme au code du travail (Règlement intérieur)
Xelians vous accompagne
Comment traiter un vrac numérique ?
Xelians vous apporte des solutions pratiques pour analyser, évaluer et traiter vos vracs numériques.
En fonction de la taille de votre organisation et de la complexité documentaire qui en résulte, Xelians a développé l’offre X-vrac pour vous proposer 2 types d’approches pour traiter votre vrac numérique :
- Une approche humaine mêlant conseil et utilisation de solutions logicielles open source dans un laps de temps défini ;
- Une approche industrielle avec la Vrac Factory alliant expertise et mise en œuvre d’une solution logicielle utilisant l’intelligence artificielle pilotée par des spécialistes de la gestion documentaire.
L’offre X-vrac avec la Vrac Factory, c’est l’industrialisation du traitement du vrac numérique quelle que soit sa nature, sa complexité ou son volume.
Eliminez, conservez et enrichissez vos données ! Plus que du nettoyage, avec Xelians valorisez vos vracs numériques, réduisez vos risques juridiques et financiers et maîtrisez votre patrimoine documentaire.
De la méthodologie au traitement en passant par la gestion et l’analyse de votre vrac numérique, nous nous occupons de tout !
Les avantages de notre offre X-vrac
Gérez vos vracs numériques
- Gestion et traitement des vracs à la volée en fonction de vos besoins
- Economies d’échelle en matière de stockage et de conservation
- Coût adapté à la complexité de vos vracs (typologie, langue, métier, durée de l’arriéré…)
Soyez conformes aux exigences légales
- Conformité assurée pour l’ensemble de vos documents sensibles ou juridiques
- Respect de la législation en matière de données personnelles (RGPD)
- Respect de la sécurité et de la confidentialité des informations des fichiers créés sur vos PC, lecteurs, drives, serveurs
Organisez votre patrimoine documentaire
- Auto-classification et synchronisation de vos répertoires partagés, SharePoint, ECM
- Indexation, analyse et rapprochement des informations des documents avec le contexte métier de l’entreprise
- Une capacité de traitement industrielle pour plusieurs entités d’une même entrepris
Prestation in situ ou externalisée
- Mise en place rapide d’une prestation Internalisée ou externalisée de bout en bout
- Une qualité homogène (apprentissage machine) dans la durée
- Des résultats alliant une précision de 97%
Les bénéfices
Productivité
Sécurité
Protégez vos documents importants et conservez-les de manière durable.
Maîtrise
Valorisez votre patrimoine documentaire et réutilisez des informations produites.
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