Exploitez vos documents numériques pour gagner en productivité !
Digitalisation RH
Captez de nouveaux talents et fidélisez vos salariés grâce à une transformation digitale réussie !
Tout savoir sur l'expertise
La digitalisation des processus RH au service de l’expérience collaborateurs
Les ressources humaines doivent continuellement faire face aux évolutions qu’elles soient sociétales, politiques ou technologiques afin de préserver au mieux les conditions de travail, veiller au bien-être des collaborateurs et assurer leur productivité.
Les récents événements ont incité les services des ressources humaines à se réinventer en digitalisant leurs processus métiers (recrutement, onboarding, management à distance…) et en apportant les outils nécessaires (télétravail, Flex office…) à l’ensemble des salariés.
Cette accélération inévitable de la transition digitale des Ressources Humaines a permis d’assurer une continuité de travail et de limiter certaines tâches chronophages repositionnant, ainsi, l’Humain au cœur de la chaîne de valeur de l’entreprise.
Cette optimisation de l’expérience est devenue un levier de fidélisation des collaborateurs mais aussi de captation de nouveaux talents. Nourrissant la stratégie de marque employeur, l’entreprise renvoie ainsi une image digitale résolument plus attractive et dynamique !
La mobilité : une solution digitale au « travail sans bureau »
Face à la montée du nomadisme, comment apporter un suivi au salarié qui alterne travail en autonomie / en équipe mais également travail en entreprise et depuis chez lui ?
Comment un DRH peut-il apporter une attention particulière à chacun des collaborateurs dans un contexte aussi mouvant ?
De quelle manière maintenir un sentiment d’appartenance alors que l’entreprise est devenue « étendue » ? Enfin, comment préserver, en situation de mobilité, une productivité optimale ?
Xelians accompagne les entreprises dans l’atteinte de ces challenges par la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents (GED) qui favorise le partage de fonds documentaires et incite la collaboration au sein de l’entreprise.
Au service RH, les documents sont ainsi centralisés et organisés via un point d’entrée unique, sécurisé et accessible.
Xelians vient également en aide aux fonctions RH dans la définition et la gestion d’une politique de confidentialité, utile et indispensable au bon respect du Règlement Général de Protection des Données.
Enfin, le versement dans un système d’archivage électronique assure à ces documents engageants : pérennité, intégrité et traçabilité !
Xelians vous accompagne
Gérez l’ensemble du processus RH : de l’embauche, à l’intégration de vos salariés !
Captez de nouveaux talents et intégrez-les facilement au sein de votre organisation
L’embauche d’un nouveau salarié nécessite agilité et réactivité. Pour ce faire, il est important que les différentes parties prenantes (ressources humaines et métier) soient parfaitement coordonnées.
La dématérialisation des documents (CV, lettre de motivation, recommandation) favorise le partage de l’information en situation de mobilité (télétravail, Flex office…) et accélère considérablement le processus de recrutement.
De plus, la gestion facilitée des offres d’emploi, la constitution d’une CV thèque avec dépôt de candidature depuis Outlook, la qualification des candidatures, la transmission au service concerné, le traitement des retours puis la diffusion des informations relatives aux candidats & décisionnaires… sont autant d’étapes fluidifiées menant à un accord plus rapide.
Lorsque le contrat d’embauche est signé, les données peuvent être versées dans le SIRH, soit un grand nombre d’informations confidentielles : carte d’identité, formulaire d’adhésion mutuelle, diplômes etc…
Cette automatisation globale permet de déployer une méthodologie facilitant l’obtention rapide et exhaustive des éléments du dossier salarié !
De plus, un système d’alertes et de notifications, permet de suivre les documents arrivés à échéance nécessitant un renouvellement : vous disposez, en continu, de dossiers salariés actualisés et complets !
Fidélisez vos salariés et offrez des conditions de travail optimales
Créer un climat de confiance consiste souvent à plébisciter une bonne circulation de l’information afin que chacun puisse disposer d’une visibilité à 360.
De plus, le paramétrage de votre GED vous garantit un accès sécurisé à votre patrimoine information – voire l’anonymisation de certaines données – en accord au RGPD.
En outillant vos équipes, vous construisez les fondations de la collaboration et vous apportez des conditions de travail favorables à l’épanouissement. Vos équipes se parlent, interagissent, se challengent… vous créez un dynamisme qui motive quotidiennement vos collaborateurs !
Les workflows paie vont également apporter une sérénité, limitant le risque d’erreurs relatif aux arrêts de travails, absences, retard… Vos collaborateurs ont alors confiance dans les processus de votre organisation et peuvent également se projeter dans l’avenir.
En effet, la gestion des évaluations de fin d’année peut également faire l’objet d’un workflow via une saisie de données associée à un circuit de validation.
Ce suivi salarié permet ainsi de connaître les compétences de chaque collaborateur et permet à l’organisation de proposer des formations et certifications afin d’atteindre l’objectif de carrière de ses talents.
Digitalisation des processus métiers
Les bénéfices
Personnalisation
Chaque entreprise dispose d’une gestion de sa politique RH qui lui est propre.
C’est la raison pour laquelle nos solutions s’adaptent à vos processus existants et/ou aux exigences de votre secteur d’activité.
C’est la raison pour laquelle nos solutions s’adaptent à vos processus existants et/ou aux exigences de votre secteur d’activité.
Ainsi, vous pouvez structurer de manière personnalisée votre plan de classement, votre arborescence, vos formulaires, vos workflows, vos alertes, votre record management etc…
De plus, notre solution dispose d’une interopérabilité forte avec la plupart des ERP et outils du marché : Sage, Cegid, Divalto, Microsoft Dynamics…
Satisfaction
L’expérience collaborateurs est dépendante des outils mis à leur disposition : gestion des notes de frais, coffre-fort comportant les bulletins de salaires dématérialisés, plan de carrière personnalisé…
Si l’ergonomie des solutions est intuitive, la navigation fluide, le suivi optimal, le traitement rapide alors la satisfaction de vos salariés ne sera que plus grande !
En effet, ils se sentiront rapidement opérationnels, autonomes, mais surtout rassurés par la transparente des ressources humaines.
Sécurité
Données cryptées voire anonymisées, gestion fine des habilitations permettent de sécuriser l’accès aux informations relatives à votre masse salariale.
De plus, le haut niveau de sécurité de nos solutions nous permet de vous protéger de toute potentielles fuites, vols, pertes de données.
Enfin, les données RH regorgent d’informations sensibles et/ou personnelles, XELIANS vous accompagne dans la mise en place d’une politique de Record Management permettant une organisation optimale et le respect des exigences légales.
Pour en savoir +
Les Ressources Humaines, une fonction clé de la transformation digitale !
Pour aller + loin
Transformez votre entreprise par une gestion documentaire à 360°
Les forces de Xelians