Xelians réalise l’enlèvement de vos archives, la prise en charge de vos documents, la préparation et le paramétrage de la chaîne de numérisation.
Accédez et partagez plus facilement vos informations pour plus de facilité au quotidien.
Numérisation
Facilitez la consultation de vos documents à tout moment !
Tout savoir sur l'expertise
La numérisation est le premier pas vers la transformation digitale de votre organisation !
La numérisation de vos archives est un moyen de gagner en efficacité. A ce titre, elle s’intègre dans un projet plus large d’optimisation documentaire de votre entreprise.
Pour être pertinente, elle doit être bien ciblée et dimensionnée. Sa mise en œuvre demande donc une véritable réflexion préalable et une bonne connaissance des besoins et des habitudes des utilisateurs.
Nos équipes d’experts sont dotées de compétences solides et riches de multiples expériences tous secteurs confondus. Opérationnelles, elles vous accompagnent tout au long de votre projet pour un service sur-mesure !
Qu’est-ce que la numérisation ?
La numérisation de documents permet de transformer les documents papier en copies numériques pour une consultation facilitée par vos collaborateurs.
Elle s’inscrit dans un processus complet personnalisé selon vos besoins : préparation, numérisation, extraction automatique des données (LAD/RAD/OCR), restitution des originaux papiers, mise à disposition des copies numériques, versement dans votre SI, etc.
Quels sont les différentes types de numérisation ?
La numérisation standard ne donne qu’une valeur de simple copie au document numérisé. L’original papier doit être conservé pendant sa durée légale.
La copie numérique est utile pour une utilisation quotidienne, par exemple dans une GED.
Pour un gain de place, vous pouvez externaliser vos archives papier dans l’un des 35 sites de conservation de Xelians répartis sur tout le territoire.
La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique et conforme à vos originaux.
Pour cela, elle répond aux critères spécifiés dans la norme F Z 42-026 qui garantissent la conformité du document.
La numérisation fidèle devient une copie fiable dès lors que le document respecte la norme NF 42-026 et que le document fait l’objet d’une conservation dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) au sens de la norme NF Z 42-013 qui garantit son intégrité.
La copie fiable a donc exactement la même valeur juridique que le papier.
La numérisation permet de rendre accessibles des documents de formats spécifiques tout en préservant leur intégrité physique.
Elle permet d’augmenter la lisibilité des documents dégradés en assurant leur restauration numérique. Diffusion d’un fond auprès du grand public (bibliothèques…) ou en entreprise (documentation…) Traitement de tous vos formats jusqu’au A0.
Focus sur la copie fiable
La norme NF Z42-026 détaille les 4 critères qui viennent s’ajouter à la chaîne de numérisation classique. Ces critères sont nécessaires à la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fiable :
- Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation probante : tests des capacités et limites des outils de production sur chaque y de documents afin d’identifier les risques en termes de fidélité (résolution, colorimétrie…).
- Justification de la fiabilité de la numérisation probante : création d’un PV de conformité de la chaîne de numérisation dans lequel sont formalisés les résultats de la qualification (définition du lot, profil retenu, livrables numériques, contrôles réalisés…).
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- Mise en place d’un système complet de traçabilité sur l’ensemble des opérations de numérisation probante (préparation, numérisation, post-numérisation et justification) dans le but de constituer des pistes d’audit et également de démontrer la conformité de la numérisation fidèle.
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- Mise en œuvre des moyens cryptographiques afin d’assurer l’intégrité des copies numériques (empreinte, horodatage et cachet électronique).
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- Conservation dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) : la norme conseille de produire une attestation de numérisation récapitulant tous les éléments de preuve et de conserver celle-ci dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire. L’ensemble des livrables (copies numériques, métadonnées, éléments de preuve…) doivent également être préservés dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire (NF Z42-013).
Pour en savoir +
Numérisation fidèle, Transformez vos documents en atouts numériques
Xelians vous accompagne
Nos experts vous accompagnent tout au long du processus de dématerialisation
Capture de flux
Capture de flux
Numérisation de vos documents
Numérisation de vos documents
Xelians réalise la numérisation de vos documents (à valeur probante ou non selon vos besoins)
Traitement automatique des flux
Traitement automatique des flux
LAD/RAD/OCR, vidéocodage, contrôles qualitatifs et quantitatifs.
Mise à disposition
Mise à disposition
Xelians intègre vos copies numériques dans l’outil de votre choix : une GED, un SI client, une application métier, dans des corbeilles virtuelles…
Archivage numérique
Archivage numérique
Hébergement sécurisé ou archivage dans un SAE.
Les copies numérisées « fidèles » peuvent être conservées de manière pérenne dans le Système d’Archivage Electronique (SAE) de Xelians certifié AFNOR NF 461 si le client opte pour ce service.
Archivage physique des originaux, restitution et reporting
Archivage physique des originaux, restitution et reporting
Vos documents originaux peuvent être conservés sur nos sites de conservation. Vous pouvez également demander une restitution ou une destruction de vos originaux.
Nous disposons d’une traçabilité de toutes les opérations, de statistiques d’activité et d’un suivi en temps réel du processus.
Un accompagnement sur-mesure selon le type de numérisation et la nature du document
Nous adaptons notre offre selon :
- la nature du document : numérisation de flux, de stock
- le lieu de numérisation : sur nos sites ou dans vos locaux
- les types d’indexation : dossiers, sous-chemises, documents, critères de nommage des fichiers
- les formats de numérisation : noir et blanc, niveau de gris, couleur
- les différents techniques : OCR, LAD, RAD
Vous optez pour un service de qualité opéré par du personnel expérimenté et dédié, du matériel adéquat et du reporting en continu. Nous disposons de 10 sites hautement sécurisés dédiés à la protection de vos données.
La numérisation sur site
Parce qu’ils présentent un très haut niveau de confidentialité. La numérisation sur site par les équipes de Xelians est alors idéale.
Nos experts interviennent chez vous avec le matériel adéquat pour réaliser le traitement et la numérisation de vos documents. Cela permet de préserver leur confidentialité en évitant de les sortir de votre entreprise.
Les bénéfices de la numérisation
Productivité
Sécurité
Limitation de la circulation de vos papiers confidentiels.
Sérénité
Des prestations sur-mesure : adapté à vos documents hautement sensibles, fragiles ou aux dimensions spécifiques.
Conformité
Présentation de vos copies numériques fidèles comme élément de preuve en cas de perte, de vol ou de dégradation des originaux.
Pour aller + loin
Nos services complémentaires
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