- Flux physiques : TSA, boite postale, enlèvement.
- Flux numériques : mails, portails, web…
- Prise en charge, préparation paramétrage de la chaîne de numérisation.
Numérisation standard
Numérisez vos documents et gagnez en efficacité !
Tout savoir sur l'expertise
Entreprise, administration, facilitez la consultation des informations tout en assurant la confidentialité de votre fonds documentaire !
Contrats, courriers, factures, notes de frais, devis, bons de commande, CGV, dossiers, vos collaborateurs doivent pouvoir accéder à ces documents dans le cadre de leurs missions quotidiennes.
Cependant, la recherche de ces informations papier peut s’avérer fastidieuse, surtout pour vos équipes géographiquement dispersées, en situation de mobilité ou en télétravail. Sans compter les risques de perte et de vol. Il est vital de numériser vos documents pour en faciliter l’accès à l’ensemble de vos collaborateurs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Qu'est ce que la numérisation standard ?
La numérisation standard d’un document papier ne donne qu’une valeur de simple copie au document numérisé. L’original papier doit être conservé pendant sa durée légale. La copie numérique est utile pour une utilisation quotidienne, par exemple dans une GED par exemple, mais elle ne dispense pas d’un archivage papier des originaux
Xelians vous accompagne
Xelians vous offre une large gamme de prestations.
Xelians peut numériser tous types de supports (documents en format A5, A4, plans, dossiers, chèques…), de format de numérisation (noir et blanc, niveau de gris, couleur), d’indexation (dossier, sous-chemise, document, critères de nommage des fichiers…), des choix techniques (OCR, LAD-RAD, ….), et nous vous proposons des prestations spécifiques (numérisation de flux, de stock, sur site ou au guichet, …) sur nos 10 sites de numérisation. Nos équipes expérimentées peuvent réaliser un audit préalable et assurer vos prestations dans le strict respect de votre cahier des charges.
Nous vous garantissons un service de qualité opéré par du personnel expérimenté et dédié, du matériel adéquat et du reporting en continu. Nous vous garantissons un contrôle à chaque étape du processus de numérisation.
Le processus
Les étapes clés
Capture de flux
Capture de flux
Numérisation standard, indexation
Numérisation standard, indexation
- NUMÉRISATION « STANDARD » Traitement automatique des flux : LAD/RAD/OCR, Vidéocodage, Contrôles qualitatifs et quantitatifs.
Mise à disposition
Mise à disposition
- Intégration GED, SI client, appli métier.
- Dépôt des documents dans des corbeilles virtuelles.
Archivage des originaux, restitution et reporting
Archivage des originaux, restitution et reporting
- Archivage numérique : archivage électronique à vocation probatoire NF Z42-013.
- Archivage Physique : archivage papier sécurisé (SIAF), reconditionnement, restitution* ou destruction.
- Traçabilité de toutes les opérations, statistiques d’activité, suivi en temps réel des opérations.
Productivité
Passez moins de temps à chercher vos documents : ainsi, vous consacrez plus de temps à travailler.
Consultez les documents rapidement : compris en situation de mobilité.
Sécurité
Consultez et partagez facilement vos documents même en cas de déplacement.
Sécurité
Limitez la circulation de vos originaux papier confidentiels.
Pérennisez les documents en évitant toute dégradation accidentelle ou naturelle des originaux
Sérénité
Choisissez le lieu de la prestation : elle peut être réalisée dans l’un de nos 10 centres sécurisés et certifiés ISO 9001 (gestion de la qualité) ou dans vos locaux pour la garantie d’une confidentialité maximale.
Optez pour des prestations sur-mesure : adaptées à vos documents hautement sensibles, fragiles ou aux dimensions spécifiques.
- Une offre hybride : la numérisation, une prestation complémentaire à la dématérialisation de vos processus.
- Une offre de qualité : un contrôle qualité approfondi et systématique, tout au long de nos processus.
-
- Une offre intégrée : un interlocuteur unique pour une offre globale et adaptée à vos besoins.
Catherine Beaubois
Opératrice polyvalente
"Depuis plus de 25 ans, Xelians réalise des projets de numérisation, notre savoir-faire et nos équipements nous permettent de réaliser votre projet de numérisation dans les délais fixés par le client. Nous utilisons nos propres logiciels."
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