Xelians Archives Room (SIA)

L’indexation peut être réalisée dès la création des unités d’archives par les services producteurs ou par votre service d’archives internes. Xelians Archives Room permet de gérer les archives courantes en amont de l’archivage.
Cette fonction permet de sécuriser les documents durant tout leur cycle de vie et de préparer les versements vers votre service d’archives. Désarchiver devient une simple formalité de transfert pour vos utilisateurs internes !

Votre utilisateur sélectionne les archives à transférer vers votre service d’archives interne. L’enlèvement ainsi que l’entreposage est réalisé par les archivistes via l’application mobile de Xelians Archives Room.
Si toutefois, vous tenez à verser vos archives via des fichiers Excel, Xelians Archives Room le permet aussi.

Xelians Archives Room s’adapte à toutes les salles d’archives et permet une meilleure gestion de vos espaces. Le logiciel permet de modéliser finement vos magasins d’archives selon votre organisation (Centre(s) > Site(s) > Bâtiment(s) > Salle(s) > Epi(s) > Travée(s) > Emplacements.).

Chaque emplacement d’archives est code-barré pour localiser sans faille l’ensemble des unités d’archives conservées.
Un reporting est à disposition pour bénéficier d’une meilleure visibilité de l’ensemble de vos archives physiques en stock ainsi que les taux d’occupation de vos espaces.

Les communications physiques sont tracées de bout en bout de manière à permettre une meilleure gestion des prêts (relance, transfert entre utilisateurs, etc.).
Xelians Archives Room permet également une communication numérique des archives. Cette option évite les pertes (20 à 30% des archives en communication ne sont jamais réintégrées) et améliore les niveaux de services pour vos utilisateurs (lecture simplifiée, délais raccourcis, …).
Les copies numériques sont archivées dans le système d’archivage électronique et permettent une consultation ultérieure directement dans l’application sans renouveler une demande de communication physique.

Chaque unité d’archive dispose d’un ensemble de règles de gestion du cycle de vie :
– Durée d’utilité courante
– Durée de conservation
– Durée de communicabilité
– Gel
Ces règles permettent notamment de gérer le sort final des archives. Le sort est soit une élimination ou un transfert vers un autre centre d’archives interne, externalisé ou autorité d’archivage définitif (patrimonial).

Audit des données sources

Transformation vers le modèle de données Xelians Archives Room

Paramétrage de l’application

Réalisation des imports