Externalisez vos archives et gagnez des m2 !
Nos certifications
Xelians, un partenaire certifié
À l’origine de la création de la nouvelle norme NF Z42-026, nous suivons depuis toujours les évolutions de l’environnement légal et normatif, notamment au sein de groupes de travail.
Cette expertise nous permet de proposer à nos clients des solutions qui répondent à leurs contraintes réglementaires.
L’obtention et le renouvellement régulier des principaux agréments, labels et certifications du marché, sont un gage de confiance pour accompagner la transformation digitale de nos clients.
Depuis 40 ans, Xelians s’engage à vos côtés en matière de qualité, de sécurité et de confidentialité et investit tous les moyens nécessaires pour vous proposer des solutions répondant aux standards réglementaires et normatifs les plus exigeants.
Les certifications de Xelians
Norme ISO 9001: 2015
Cette norme repose sur un certain nombre de principes de management de la qualité, notamment sur une forte orientation client, une motivation et un engagement indéfectible de la direction, une approche processus pour une amélioration continue.
La norme ISO 9001:2015 aide à s’assurer que nos clients obtiennent des produits et services uniformes de bonne qualité.
Engagé dans une démarche de certification ISO 9000 depuis 1998, Xelians a obtenu la certification ISO 9001:2015 en octobre 2016 pour l’ensemble des activités ci-dessous (date de validité 15/10/2025) :
Xelians
- Audit, conseil archivistique, gestion et conservation de documents, d’archives privées et publiques sur sites agrées, de sauvegardes informatiques et de supports audiovisuels.
- Conception et fourniture de système d’archivage électronique en mode SaaS ou installé et de services web de gestion d’archives.
- Intégration et fourniture de système de gestion documentaire et support technique associé.
- Prestation de dématérialisation sur site de production et sur site client, BPO, conseil et développement dans le cadre d’une conduite au changement numérique, hébergement de documents électroniques, réalisation de data room électronique.
Xelians Archivage
- Audit, conseil archivistique, gestion et conservation de documents, d’archives privées et publiques sur sites agrées, de sauvegardes informatiques et de supports audiovisuels.
- Conception et fourniture de système d’archivage électronique en mode SaaS ou installé et de services web de gestion d’archives.
Xelians Digital
- Intégration et fourniture de système de gestion documentaire et support technique associé.
- Prestation de dématérialisation sur site de production et sur site client, BPO, conseil et développement dans le cadre d’une conduite au changement numérique, hébergement de documents électroniques, réalisation de data room électronique.
Certification NF 342 / Norme NF Z40-350
Créée en 2001, cette certification distingue les entreprises de tiers archivage physique garantissant les caractéristiques minimales qualitatives et quantitatives requises pour exercer les prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents.
La certification NF342 garantit notamment :
- La maîtrise des prestations grâce à une organisation qualité performante et au respect des lois et des règlements en vigueur
- Le strict suivi des indicateurs de performance ainsi qu’une obligation de résultats
- La prévention des risques de détérioration des archives grâce au respect des règles de sécurité
- Des relations contractuelles clairement définies et des informations actualisées
- La préservation de la confidentialité grâce à des procédures adaptées et au personnel astreint au secret professionnel
- La compétence du personnel en matière archivistique, assurée par une formation continue adaptée
- L’évaluation et l’amélioration de la qualité du service : analyse des réclamations clients, audits internes, enquêtes de satisfaction des clients, actions correctives…
Xelians Archivage est certifiée NF342, conformément au Référentiel NF Z40-350 « Prestations de Gestion et de Conservation d’Archives » pour l’ensemble de ses sites de conservation.
Certification NF 461 / Norme NF Z42-013
Créée en 1999, cette norme décrit un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le versement, l’archivage, la consultation, l’élimination et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.
La certification NF461 garantit notamment :
- L’intégrité via les empreintes des objets archivés et lorsque c’est nécessaire la signature des empreintes ;
- La génération de journaux quotidiens horodatés et intégrant les éléments de preuve des objets archivés (empreintes, date et heure des opérations…) ;
- L’archivage des journaux quotidiens avec les mêmes principes appliqués aux objets archivés dans le SAE ;
- La gestion des migrations de support et/ou des conversions de format des objets dans le temps
- La réversibilité du SAE
Xelians Archivage est certifiée NF461, conformément au Référentiel NF Z42-013 « Système d’Archivage Electronique », pour la conception et la mise en œuvre du système d’archivage électronique XAM, et la conservation d’archives électroniques en qualité de tiers archiveur (date de validité 06/04/2026)
Norme NF 544 / Norme NF Z42-026
Créée en 2017, cette norme décrit un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour assurer la fidélité des copies numériques.
La certification NF544 garantit notamment :
- La préservation de l’intégrité (empreinte numérique, horodatage, cachet électronique, …) de chaque document afin de garantir qu’il n’y a aucune perte d’intégrité des documents entre les opérations de numérisation et d’archivage
- La qualification du processus et des outils de numérisation
- La mise en œuvre d’une chaîne de traçabilité pour chaque opération du processus de numérisation (préparation, numérisation, traitements post numérisation, contrôle, …) de manière à pouvoir démontrer que la numérisation a été réalisée conformément à la convention de numérisation établie avec le propriétaire des documents
- La production de livrables (format d’interopérabilité permettant de transférer les copies numériques, les métadonnées produites et les marques d’intégrité et de temps) vers un système d’archivage électronique (SAE) le cas échéant
la remise d’une attestation de numérisation (des éléments de preuve qui permettront de démontrer que le procédé de numérisation a été respecté)
La numérisation attestée permet notamment de récupérer les éléments de preuve lorsqu’une prestation de numérisation est externalisée ou de renforcer la sécurité sur la fidélité de la copie.
Xelians est certifié NF544, conformément au Référentiel NF Z42-026 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier », pour les sites de numérisation de :
- Buc
- Villefranche sur Saône
- Péronne
- Avignon
- Saint Quentin
- Toulouse
Norme ISO 27001
La norme ISO 27001 fournit un cadre permettant d’implémenter, de manager et d’améliorer continuellement un Système de Management de la Sécurité des Systèmes d’Information (SMSI).
Celui-ci, traitant à la fois les aspects techniques et organisationnels de la sécurité et notamment de la Sécurité des Systèmes d’Information (SSI). Elle permet de:
- Améliorer le niveau de protection de l’organisation ainsi que le niveau de confiance des parties intéressées.
- Définir les éléments requis pour une approche solide de la sécurité dans les moindres détails, allant de la sécurité de l’architecture informatique jusqu’à la gestion des ressources humaines.
Cette norme exige une analyse et une gestion systématique des risques SSI de l’organisation, en tenant compte des menaces, des vulnérabilités et des impacts. Elle impose la mise en place d’un ensemble cohérent et complet de contrôles de sécurité de l’information afin de traiter les risques étudiés.
Enfin, la conformité à cette norme permet de prouver aux parties intéressées que le maintien d’un haut niveau de confidentialité, de disponibilité et d’intégrité des données traitées est une priorité pour l’organisation qui la met en œuvre.
Xelians Archivage a obtenu la certification ISO 27001 pour le périmètre :
- Fourniture et maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure destinée à héberger les applications éditées et fournies par Xelians
Agrément pour la conservation des archives publiques courantes
Archives Publiques Physiques
L’agrément délivré par la préfecture et valable à compter de sa publication au recueil des actes administratif de la préfecture siège de la société demandeuse, tant que le certificat Afnor NF Service – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents (certification NF 342 en application de la norme NF Z40-350), au titre duquel l’agrément est délivré, est valide et renouvelé.
Cet agrément autorise les prestataires d’archivage à conserver les archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier.
Nous sommes agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires pour 26 de nos sites de conservation.
Voir l’agrément Voir le recueil des actes administratifs
Archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique
L’agrément délivré par la préfecture et valable à compter de sa publication au recueil des actes administratif de la préfecture siège de la société demandeuse, tant que le certificat Afnor NF Service – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents (certification NF 342 en application de la norme NF Z40-350), au titre duquel l’agrément est délivré, est valide et renouvelé.
Xelians Archivage est agréée pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique, XAM : arrêté du 21/09/2022
ICPE 1530
Les installations susceptibles de générer des risques ou des dangers sont soumises à une législation et une réglementation particulière, relatives à ce que l’on appelle « les installations classées pour la protection de l’environnement ». Localement, ce sont les services de l’inspection des installations classées au sein des DREAL (Directions Régionales de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement, hors élevages) ou des DDPP (Directions Départementales de Protection des Populations des préfectures, élevages) qui font appliquer, sous l’autorité du préfet de département, les mesures de cette police administrative.
L’ensemble des sites de Xelians Archivage sont, par arrêté préfectoral relatif aux prescriptions générales applicables aux dépôts de papier et carton, autorisés, enregistrés ou déclarés au titre de la rubrique n°1530 de la nomenclature des installations classées pour la protection de l’environnement.
Les rubriques sont définies par le volume susceptible d’être conservé dans les sites de conservation suivant la règle suivante :
- Autorisation : Supérieur à 50 000 m3 (1530-1)
- Enregistrement : Supérieur à 20 000 m3 mais inférieur ou égal à 50 000 m3 (1530-2)
- Déclaration : Supérieur à 1 000 m3 mais inférieur ou égal à 20 000 m3 (1530-3)
Certification HDS
La certification HDS permet de garantir la conformité des infrastructures sur lesquelles sont hébergées nos solutions, aux exigences nécessaires à la conservation des données de santé à caractère personnel.
Niveaux concernés par la certification HDS pour Xelians Archivage :
1. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle des sites physiques permettant d’héberger l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé
2. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé.
3. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de la plateforme d’hébergement d’applications du système d’information.
4. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de la l’infrastructure virtuelle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé.
Labellisation étik
Périmètre
La société Xelians a souhaité inclure dans le périmètre de l’audit, l’ensemble des activités suivantes:
- Prestations de services d’archivage physique et électronique.
- Prestations de services de gestion électronique de documents.
Référentiel
Ce périmètre a été audité par rapport à la première version de la « Charte pour un développement éthique du numérique notarial » dont les exigences opérationnelles ont été portées dans la première version du référentiel d’audit associé, et conformément à la « Description du processus de labellisation ».
